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Abr
acceso de usuario centralita virtual

Nuevo módulo de usuario disponible en nuestra centralita virtual avanzada

Ya está disponible el módulo de usuario de nuestra Centralita Virtual Avanzada para que cada usuario de la telefonía en la organización pueda gestionar su propia extensión. Es una herramienta disponible a través del explorador web que le aportará al usuario una gran utilidad, especialmente si realiza un uso intensivo del teléfono.

Para poder activar usuarios, el Administrador de Vocalbox deberá crearlos desde la aplicación Administrador, dentro de Sistema, accediendo al apartado Usuarios. Daremos al botón Crear usuario, y rellenaremos la información que se pide poniendo una contraseña. En la parte inferior, debemos especificar cuáles serán los buzones adicionales a los cuales tendrá acceso.

Una vez hecho esto, repasemos aquí cuáles son estas nuevas funcionalidades para Módulo de Usuarios de la Centralita Virtual Avanzada:

Gestión de buzones de voz

Agenda usuario centralita virtual

Normalmente los mensajes de buzón de voz se acceden vía teléfono, marcando el código *98 y poniendo luego el código del buzón que queremos revisar. En la centralita hay un menú por voz interactivo, pero que a la práctica es algo engorroso, y debemos acordarnos de revisarlo periódicamente. Siempre hay el riesgo de no entrar allí a menudo y desatender los clientes que nos dejaron sus recados tiempo atrás.

La Centralita Virtual Avanzada nos ofrece la opción de recibir los mensajes vía email con un archivo de audio adjunto, lo cual supone una ventaja importante ya que nos llegarán al momento, pero igualmente puede requerir la gestión del propio buzón, ya que es necesario vaciar y revisar el buzón donde pueden quedar los mensajes guardados durante tiempo.

Al entrar en esta nueva herramienta, lo primero que vamos a poder ver son los buzones de voz del usuario. La centralita permite crear múltiples buzones, ya sean los de cada extensión, que puede saltar si el usuario no está disponible, o buzones departamentales o generales asociados a este usuario. Será el administrador de la centralita quien defina para cada usuario qué es lo que tendrá disponible cuando acceda aquí. Accediendo a esta sección los usuarios podran gestionar los mensajes guardados en cada uno de estos buzones, pudiéndolos organizar por carpetas, descargar los archivos de audio, conocer el número de teléfono del que dejó cada mensaje, fecha, hora y duración.  

 

Directorio Interno

directorio usuario centralita virtual

A través del Directorio podremos tener accesibles todos los usuarios del sistema, viendo si las extensiones están en estado disponible, comunicando o desconectadas. A través del buscador podemos buscar a nuestros compañeros por su nombre (si está correctamente puesto en cada extensión) y llamarle con un solo clic. Esta acción nos lanza primero la llamada a nuestra extensión, y una vez descolgamos sale la llamada hacia nuestro interlocutor.

El módulo de usuario es muy interesante para organizaciones grandes con un gran número de extensiones, para que la operadora pueda revisar qué usuarios están ocupados o disponibles en cada momento antes de transferir llamadas. Nos sirve de monitor, sin necesidad de comprar teléfonos específicos con teclados adicionales, cuyo coste suele ser bastante elevado.

Agenda personal

Agenda usuario centralita virtual

En la agenda personal podremos gestionar nuestros propios contactos telefónicos, y emitir llamadas salientes con un simple click. Es equivalente a tener la agenda en el teléfono, pero con la ventaja que lo podemos gestionar nosotros con mucha facilidad.

Esta herramienta nos permite crear contactos uno a uno, importar un archivo de contactos para cargarlos de golpe, y organizarlos por grupos, como por ejemplo “particular”, “clientes”, “proveedores”, “bancos”…

En el momento en que necesitemos llamar a un contacto de la agenda, será tan fácil como buscarlo por nombre, y darle al botón llamar. La llamada se ejecutará inmediatamente sonando primero el terminal del usuario, y en cuanto descuelgue saldrá la llamada hacia el destinatario. Todo ello sin tener que pulsar una sola tecla.

 

Historial de llamadas

historial de llamadas usuario centralita virtual

Con esta nueva aplicación de usuario de centralita, cada usuario podrá ver y analizar sus propias llamadas, especificando un rango de fechas y horas, llamadas entrantes, salientes o todas, y pudiendo buscar también por número de teléfono de origen o destino (por ejemplo, números que contengan 93 para que sean de Barcelona). Los terminales generalmente ya disponen de un histórico de llamadas, pero suele estar limitado a 30 o 50 llamadas, y en ningún caso podríamos realizar búsquedas avanzadas tal como permite esta herramienta web.

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