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Feb

Trucos para el ahorro. Cómo ser más efectivo en las teleconferencias

Si tus llamadas de conferencia, suelen alargarse horas y no consigues los resultados esperados, aquí te damos algunas claves para mejorar:

Establece expectativas antes de la conferencia

Puedes generar expectativas e informar de los puntos de qué tratará la conversación enviando una pequeña lista con una guía a seguir: Motivo de la llamada, número de teléfono con PIN si es necesario, quién hará de moderador, hora de inicio, hora prevista de finalización, lista de participantes y puntos a tratar. También puedes adjuntar documentación relevante por email a los invitados de la teleconferencia para que lo puedan ver o leer por encima con anterioridad. Cuanto más preparado estés tú para dar la conferencia, al igual que los demás participantes, más productiva podrá ser la reunión.

Propósito

Anota el propósito o el tema de la llamada de forma clara y concisa. Esto debe ser el objetivo de la llamada. Normalmente una llamada de conferencia debería limitarse a uno o dos objetivos específicos para mantener la conversación enfocada y evitar que se vaya por otros caminos.  En algunas ocasiones puede ser necesario revisar distintos temas de un proyecto de mayor alcance. Si este fuera el caso, hay que mantener la discusión orientada a tratar distintos hitos predefinidos.

Número marcado y código PIN

Asegúrate de haber indicado correctamente el número telefónico a marcar de la teleconferencia, con el código PIN, en las invitaciones y recordatorios. Estas indicaciones deben estar en una parte bien visible para que se encuentre de forma fácil. Puede resultar muy incómodo que varios asistentes lleguen cuando ya se ha iniciado la reunión, debido a que no encontraban el número donde marcar o tenían algún problema para acceder.

 Moderador

Cada conferencia telefónica debe tener un moderador asignado. Si hay un grupo de trabajo con conferencias repetitivas puede ser conveniente rotar de moderador para que no sea siempre el mismo. En general, la persona que envía las invitaciones es la que hará de moderador. El moderador es el encargado de asegurar que la reunión se inicia y se termina a la hora prevista. Así, será también el responsable de mantener el orden y la conversación enfocada a los temas a tratar, evitando se desvíe del camino establecido. Principalmente, la responsabilidad del moderador es mantener la reunión bajo el orden del día y enfocada en el propósito y los objetivos. Puede requerir además que en ciertos casos tenga que tratar con desacuerdos entre los asistentes, y calmar los ánimos de aquellos que se puedan alterar con facilidad.

Tiempo de la reunión

Programa la llamada para que empiece 5 minutos más tarde de la hora definida, así damos tiempo extra para que puedan conectarse todos los asistentes. También así evitarás desperdiciar el tiempo esperando durante estos 5 primeros minutos. Empieza la reunión de forma precisa, a la hora programada, los asistentes deben saber que la puntualidad y seriedad son aspectos básicos de tu forma de trabajar. Programa también la hora de finalización de la reunión tratando de cumplir con el horario. Desarrolla una buena reputación en la gestión del tiempo y conseguirás crear el sentido de la urgencia y del ritmo en este tipo de reuniones por teleconferencia.

El último paso es asegurarse de tener contratado un servicio Zerovoz, para conseguir disponer de los mejores precios por minuto y hablar tranquilamente.



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