El teletrabajo tras varias semanas de confinamiento. Éstas son nuestras valoraciones

El teletrabajo ha irrumpido de forma imprevisible, debido al periodo de confinamiento, sin que la mayoría de las empresas estuvieran preparadas para hacerle frente de una forma eficiente.

Hay que tener en cuenta que somos uno de los países con menos experiencia en trabajo a distancia, por un tema cultural ya que afortunadamente gozamos de las mejores condiciones de conectividad.

Algunas grandes empresas desde hace unos años ya estaban impulsando esta metodología de trabajo que les aporta ventajas como la reducción de costos operativos, mayor productividad, reducción del absentismo laboral etc…

Otras, la mayoría, se han visto obligadas a improvisar, adaptarse y cambiar sus métodos de trabajo para poder proseguir con su actividad. Los trabajadores se han enfrentado a un nuevo reto profesional. Al principio con un ordenador, conexión wifi y un desvío al móvil parecía suficiente, pero el teletrabajo requiere de mucho más, sobre todo para poder tener una buena comunicación y trabajo en equipo.

El teletrabajo supondrá, o ya supone, un cambio de mentalidad, que se prolongará más allá de la actual situación que vivimos, esta tendencia al home office será positiva si sabemos adaptarnos a ella. Comunicación, servicios en la nube, previsión y tecnología, serán algunas de las claves.

La flexibilidad, hiperconectividad y las herramientas digitales favorecen esta fórmula de trabajo. Vamos a analizar más detalladamente, cómo podemos gestionarlo de forma excelente, adaptando estrategias, con las medidas de seguridad y con las herramientas y servicios adecuados.

Top 10 tips para una excelente gestión del teletrabajo:

1. Buscar el espacio apropiado:

Tranquilo, que no sea un lugar de paso, agradable, con buena conexión y con la iluminación adecuada. Para facilitar el establecer unas rutinas laborales, es recomendable no cambiar de escenario, y tener a mano todo lo necesario. También tener en cuenta la importancia de un mobiliario idóneo y cómodo, como si estuviéramos en la oficina (¡o mejor!)

2. Establecer el horario de trabajo:

Planificar y organizar la jornada laboral, y cumplir con el horario. La mentalidad debe ser como estar en la oficina, también se debe realizar las pequeñas pausas recomendadas, para movilidad y descanso ocular.

Cuando termine el periodo de confinamiento, la empresa podrá seguir cumpliendo con la normativa de control de jornada laboral sin requerir la presencia física, con soluciones en la nube para el registro horario como ficharfácil

3.  Seguridad en la red:

Trabajando desde casa debemos estar especialmente sensibilizados con la seguridad y estar más alerta si cabe frente a posibles ciberataques, ¿cómo?

  • Evita usar redes wifi públicas o de terceros.
  • Utiliza equipos de la empresa siempre que sea posible.
  • Tu empresa debería proporcionar una red privada virtual (VPN) para conectarse en remoto
  • Accede a sitios web con conexión segura https.
  • Utiliza un buen antivirus y realiza actualizaciones
  • Realiza copias de seguridad periódicamente
  • No abras links desconocidos o sospechoso

4. El mínimo equipamiento necesario para empezar:

Ordenador, conexión wifi, móvil de empresa es sólo el inicio. El homeworking requiere mucho más que abordaremos en los siguientes puntos.

5. Soluciones tecnológicas basadas en comunicaciones en la nube:

La centralita virtual favorece el desarrollo del teletrabajo, sus ventajas van mucho más allá de la telefonía. Podremos atender y transferir las llamadas de empresa desde dónde estemos, como si estuviéramos en la oficina, el cliente no notará desde dónde le atendemos. También permite atender las llamadas en distintos dispositivos, en el móvil, PC, tablet o teléfono fijo.

La telefonía en la nube ayuda a mejorar notablemente la gestión de la comunicación y la atención al cliente aún estando fuera de la oficina, es como tener una recepcionista virtual las 24 horas.

Permite configurar y personalizar los mensajes (bienvenida, horario, nueva situación por covid-19 etc…) y en caso de saturación de llamadas podemos definir la ruta de llamada (si un número está ocupado salta a otro o se lanzan a varios números para una rápida atención). Ofrece multitud de funcionalidades, fáciles de configurar para adaptarlas a las necesidades de cada empresa y en distintas situaciones que requieran de teletrabajadores.

El teletrabajo requiere nuevas herramientas de control, estadísticas de llamadas entrantes, salientes, quién las atiende, con que tiempos de espera, grabación de llamadas, descargar las grabaciones etc…

6. Trabaja en equipo

A pesar de la distancia, es imprescindible seguir trabajando en equipo, para llegar a realizar las mismas tareas, aunque virtualmente.

Contar con las herramientas de gestión adecuadas será fundamental para asegurar el soporte y la comunicación con todos los empleados.

Existen distintas herramientas para poder colaborar fácilmente y desde cualquier lugar con el equipo, como la solución Zerovoz que a través de una única aplicación  combina: voz y video, chat, pantalla compartida y transferencia de archivos.

7. Automatización y control

Los procesos de automatización nos facilitan mucho el trabajo desde casa. Por ejemplo, la centralita en la nube también nos permite integrar el programa de gestión CRM de la empresa. Tener la información de nuestra base de datos, siempre en un entorno seguro, será vital para una buena atención al cliente. Los datos de proveedores y clientes serán tratados con las mismas garantías de seguridad y protección como habitualmente en la oficina.

8. Planifica multiconferencias y videoconferencias

Desde los primeros días de confinamiento, las empresas han acelerado los despliegues de videoconferencia para seguir conectados, mantener reuniones de equipo o con clientes, desde casa.

La clave está en utilizar la herramienta adecuada, con total garantía de calidad, seguridad, disponibilidad y que ofrezca un buen rendimiento (desde cualquier lugar), pensando también en el momento post confinamiento. Algunos de los cambios de gestión en la forma de trabajar perdurarán más allá de este periodo. Nuestra solución de centralita en la nube incluye el servicio videoconferencia con la garantía de calidad y seguridad que la empresa requiere.

9. Comunicaciones unificadas

Si bien, este apartado no es imprescindible, siempre nos puede ir bien tener todos los canales de comunicación (llamadas, emails, chats, compartir pantalla o documentos, videollamadas etc…) en una única interfaz de usuario, para conectar a clientes, partners, proveedores y plantilla en una sola aplicación.

Una vez más, las soluciones en la nube nos permiten facilitar el trabajo colaborativo y en equipo desde dónde quieras.

Si precisas más información puedes contactar aquí, para un asesoramiento personalizado y sin ningún compromiso.

10. Otras herramientas:

 Pequeña selección de algunas de las herramientas imprescindibles para el teletrabajo.

  • G Suite de Google: Un paquete integrado de aplicaciones de colaboración y productividad
  • Slack: Herramienta de comunicación para equipos de trabajo.
  • Google Meet, para realizar videollamadas. Existe muchísimas soluciones distintas, cada una con sus pros y contras, estas son nuestras destacadas
  • Rainbow herramienta de comunicaciones unificadas de Alcatel
  • Asana: plataforma de gestión laboral, para mantener tu equipo centrado en sus objetivos, proyectos y tareas
  • Google Calendar: la opción más práctica para gestionar reuniones individuales y de equipo, eventos etc…
  • OneDrive, Dropbox, Wetransfer. Para compartir documentos y archivos
  • Hootsuite, para la gestión de las redes sociales

11. Bonus extra:

Eran 10 consejos, el 11 es sólo una sugerencia dirigida a emprendedores, pequeños empresarios o autónomos.

Si la actividad laboral habitual se ha visto interrumpida provisionalmente (por el covid-19) y no se puede llevar a cabo, aprovecha para realizar un teletrabajo de fidelización. Es un buen momento para llamar y hablar con tus clientes, interesarte por su situación, mantener la comunicación, aunque “tu producto o servicio” no pueda sostener su actividad. Infórmales que la actividad está “paralizada” pero que las personas están operativas y disponibles.

Nunca nos sobra el tiempo, pero ahora lo tenemos, podemos atenderles de forma más relajada, es un buen momento para fidelizar.

¿Qué pasará con el teletrabajo después del periodo de confinamiento?

La situación provocada por el covid-19 supondrá un acelerador de la metodología de teletrabajo en nuestro país. Las empresas que, durante este periodo, hayan incorporado la tecnología, dotado de las herramientas y soporte necesario a sus empleados, muy probablemente adoptarán esta “nueva” metodología.

Para las que se han visto obligadas a improvisar, habrá sido una buena ocasión para planteárselo. La dirección jugará un papel fundamental, será necesario primero un cambio de mentalidad.

Aunque seguramente la vuelta a la “normalidad” tardará en llegar y se impondrá en primera fase una forma de trabajo mixta, trabajo desde casa y trabajo en la oficina convivirán por un tiempo.

En cualquier caso, a partir de ahora, seguro que el teletrabajo crecerá y se convertirá en un aliado clave en el entorno laboral y la flexibilidad en un pilar estratégico.

Empresas proveedores de comunicaciones en la nube, como Zerovoz, nos facilitan las soluciones que nos permiten flexibilidad y un trabajo a distancia fácil y con todas las garantías. Para poder trabajar desde dónde sea (casa, bar, terraza, hotel…) sin que nadie note la diferencia.