Cómo elegir la mejor Centralita Virtual para tu negocio

En el competitivo mundo empresarial actual, la comunicación eficiente y efectiva es crucial para el éxito de cualquier organización. Una de las herramientas más importantes para lograrlo es la centralita virtual, una solución que permite gestionar llamadas telefónicas de manera eficiente a través de Internet. En este artículo, exploraremos cómo elegir la mejor centralita virtual para tu negocio, analizando sus características, beneficios y los factores clave a considerar en el proceso de selección.

¿Qué es una Centralita Virtual?

Una centralita virtual, también conocida como PBX (Private Branch Exchange) en la nube, es un sistema telefónico que utiliza Internet para gestionar las llamadas entrantes y salientes de una empresa. A diferencia de las centralitas tradicionales, que requieren hardware físico y líneas telefónicas, las centralitas virtuales operan en la nube, ofreciendo mayor flexibilidad y escalabilidad.

Hablamos por tanto de un doble salto tecnológico, el primero fue digitalizar un servidor telefónico, donde el hardware se simplifica enormemente, y solo necesitamos terminales conectados a una red, y un pequeño servidor. El segundo paso, es eliminar ese servidor, quitar las líneas físicas y pasar a un servicio en la nube.

Beneficios de una centralita virtual

Antes de adentrarnos en cómo elegir la mejor centralita virtual, es importante comprender los beneficios que esta tecnología puede aportar a tu negocio:

1. Reducción de Costes: Se trata de convertir una inversión de alto coste por un servicio de bajo coste mensual.Al eliminar la necesidad de hardware físico y líneas telefónicas tradicionales, las centralitas virtuales pueden reducir significativamente los costos operativos.
2. Escalabilidad: Las centralitas virtuales permiten agregar o eliminar usuarios fácilmente, adaptándose a las necesidades cambiantes de tu negocio. También es posible añadir servicios, como nuevas numeraciones telefónicas o funcionalidades.
3. Movilidad: Dado que funcionan a través de Internet, las centralitas virtuales permiten a los empleados recibir y realizar llamadas desde cualquier lugar, fomentando el trabajo remoto y la movilidad.
4. Funcionalidades Avanzadas: Estas centralitas ofrecen una amplia gama de funciones, como grabación de llamadas, correos de voz, desvío de llamadas, conferencias y más.
5. Facilidad de Gestión: La mayoría de las centralitas virtuales se gestionan a través de un panel web, lo que facilita la administración y configuración del sistema. También los usuarios pueden tener un acceso dedicado, donde hacer llamadas desde un navegador web.

Factores clave para elegir una centralita virtual

1. Necesidades de Comunicación del Negocio

El primer paso para elegir la mejor centralita virtual es evaluar las necesidades específicas de comunicación de tu negocio. Considera factores como:

• Número de Empleados: Cuántas personas utilizarán el sistema telefónico.
• Volumen de Llamadas: La cantidad de llamadas entrantes y salientes que maneja tu empresa.
• Numeraciones y servicios: Generalmente se ofrece una numeración geográfica con el servicio de centralita, pero se pueden añadir más si hay varias delegaciones, si se requieren números especiales, 900, etc.
• Ubicación de los Empleados: Si tus empleados trabajan desde diferentes ubicaciones o de forma remota.

2. Funciones y características

Las centralitas virtuales ofrecen una variedad de funciones que pueden beneficiar a tu negocio. Algunas de las características más comunes a considerar incluyen:

• IVR (Respuesta de Voz Interactiva): Permite a los clientes interactuar con un sistema automatizado para dirigir sus llamadas.
• Colas ACD: si hay ciertos servicios que reciben un volumen considerable de llamadas es recomendable usar un sistema de colas con ACD. Se trata de poder distribuir las llamadas entre múltiples destinatarios, y repartir así el trabajo a la vez que hay un alto grado de satisfacción en los llamantes.
• Horarios, calendario y mensajes: La mayoría de las empresas tienen su horario de atención al cliente, o se organizan por turnos. Es indispensable que puedan organizar la entrada de llamadas en función de la disponibilidad, e informar si deben llamar otro día o en otro horario.
• Grabación de Llamadas: Útil para monitoreo de calidad y formación de empleados.
• Conferencias Telefónicas: Facilita las reuniones y la colaboración en equipo.
• Desvío de Llamadas: Permite redirigir llamadas a diferentes extensiones o números externos.
• Integración con CRM: La capacidad de integrar el sistema telefónico con tu software de gestión de relaciones con clientes.

3. Funcionalidades UC:

Esto lo tratamos como un apartado adicional a las funcionalidades anteriores. UC son las siglas de Comunicaciones Unificadas, y se trata de la integración de distintas herramientas de comunicación en una misma aplicación, considerando típicamente la telefonía fija corporativa, llamadas entre usuarios, mensajería y video.

Hace ya más de 15 años la mayoría de fabricantes de telefonía empezaron a desarrollar y ofrecer soluciones de UC, con la finalidad de diferenciarse del resto y aportar un valor adicional al usuario. No fue hasta la pandemia del covid-19 que las soluciones UC cobraron relevancia y pasó de un capricho a una necesidad. Aportan mensajería, videollamadas, grupos de colaboración, compartición de documentos, y todo esto en múltiples dispositivos (móvil, ordenador, web…).

Hoy en día el teletrabajo es una realidad para muchas empresas, y las soluciones de telefonía con UC son clave para el buen desarrollo de la actividad. La mejor centralita virtual debe incluir UC, y ser valorado como una cuestión principal.

4. Facilidad de uso y gestión

La mejor centralita virtual debe ser fácil de usar y gestionar. La centralita virtual de Zerovoz ofrece una interfaz intuitiva y un panel de control accesible. Además, considera la disponibilidad de soporte técnico incluido en el precio, y la facilidad para configurar y administrar el sistema.

5. Calidad de la llamada

La calidad de la llamada es un factor determinante en la elección de una centralita virtual. La claridad y la estabilidad de las llamadas afectan directamente la experiencia del cliente y la eficiencia del negocio. Algunas veces los problemas no vienen por el lado del proveedor sino por la deficiente instalación en el cliente. Asegúrate de que el proveedor ofrezca un servicio técnico cualificado, adecuando la infraestructura de red si fuese necesario, así como ofrezca llamadas con calidad de voz alta y una conexión estable.

6. Seguridad y fiabilidad

La seguridad de las comunicaciones es esencial para cualquier negocio. Verifica que el proveedor de la centralita virtual implemente medidas de seguridad robustas, como cifrado de llamadas y autenticación segura. Además, evalúa la fiabilidad del servicio, considerando aspectos como el tiempo de actividad (uptime) y la redundancia del sistema.

7. Costes y planes de precios

El coste es un factor importante en la elección de una centralita virtual. Compara los planes de precios de diferentes proveedores y analiza lo que incluye cada plan. Algunos proveedores ofrecen tarifas planas y servicios de todo incluido, mientras que otros cobran por funcionalidades, por usuarios y por número de llamadas. Asegúrate de entender todos los costes asociados, incluidos los cargos por funciones adicionales o por exceder los límites del plan.

8. Integraciones y compatibilidad

La capacidad de integrar la centralita virtual con otras herramientas y sistemas que utiliza tu negocio puede mejorar la eficiencia operativa. Con una integración con la telefonía se puede mantener un registro de las llamadas de los clientes en su ficha, y permite ver en el CRM si son clientes activos, puntuales o abandonados. Verifica si la centralita virtual es compatible con tu CRM, con módulos ya preparados para ser conectados, o bien si dispone de API para hacer las programaciones necesarias.

9. Reputación del proveedor

Investiga la reputación del proveedor de la centralita virtual. Valora los años que lleva en el mercado, su experiencia, y si tiene el apoyo de una gran empresa detrás. Lee opiniones y testimonios de otros clientes para conocer su experiencia con el servicio. Además, verifica la trayectoria del proveedor en el mercado y su capacidad para innovar y adaptarse a las nuevas tecnologías.

10. Pruebas y periodos de permanencia

Muchos proveedores de centralitas virtuales ofrecen periodos de prueba gratuitos o demostraciones del sistema. Aprovecha estas oportunidades para probar el servicio y evaluar su funcionamiento en un entorno real. Esto te permitirá tomar una decisión informada basada en la experiencia práctica. También debes asegurarte de que no haya cláusulas de permanencia, donde no sea posible cursar una baja antes de un largo periodo de tiempo. Si no hay permanencia, es sencillo contratar y probar el servicio sin riesgo alguno.

11. Soporte técnico y atención al cliente

El soporte técnico es crucial para resolver cualquier problema que pueda surgir con la centralita virtual. Zerovoz ofrece un soporte técnico accesible y eficiente, con opciones de contacto variadas (teléfono, correo electrónico, chat en vivo). Además, considera la disponibilidad del soporte, preferiblemente 24/7.

Conclusión

Elegir la mejor centralita virtual para tu negocio es una decisión importante que puede afectar significativamente la eficiencia y efectividad de tus comunicaciones empresariales. Al considerar factores como las necesidades de comunicación de tu negocio, las funciones y características del sistema, la facilidad de uso, la calidad de la llamada, la seguridad, los costes y la reputación del proveedor, podrás tomar una decisión informada que beneficie a tu empresa a largo plazo.

Recuerda que cada negocio es único, por lo que es esencial evaluar cuidadosamente tus necesidades específicas y probar diferentes opciones antes de tomar una decisión final. Con la centralita virtual adecuada, podrás mejorar la comunicación interna y externa de tu empresa, ofreciendo un mejor servicio a tus clientes y optimizando tus operaciones diarias.