Locuciones para Centralitas Virtuales Profesionales

¿Cómo potenciar la imagen de empresa con la centralita virtual?

Disponer de locuciones de calidad en la centralita telefónica es fundamental en las comunicaciones de la empresa, sea cual sea tu negocio o sector. Una buena atención telefónica, proyecta una imagen profesional, es el primer paso para lograr esa primera buena impresión de cara al potencial cliente.

Y para ello la centralita virtual se consolida como la mejor opción para una óptima gestión de las llamadas. Una de las ventajas de las centralitas virtuales es que permiten personalizar los mensajes, puedes comenzar a preparar la venta desde el momento en que tu centralita virtual recibe la llamada.

En posts anteriores ya hemos hablado de la importancia de la centralita virtual como herramienta de marketing, no sólo para gestionar de forma eficiente las llamadas, sino también para mejorar la atención al cliente y proyectar una imagen profesional de la empresa. Podéis recuperar el artículo:  Centralita virtual para empresas. Aprende a usar la centralita virtual para empresas como herramienta de marketing y ventas

En este post daremos un paso más y analizaremos la importancia de la personalización y profesionalización de las locuciones para centralitas, la voz corporativa para dar un mensaje acorde a nuestra imagen de marca.

 

Para qué se usan las locuciones en las centralitas telefónicas

Vamos a repasar primero los usos de las locuciones en una centralita telefónica. Un sistema de telefonía nos permite automatizar ciertas acciones en una llamada. Una centralita nos permite tener un sistema de comunicación entre una persona (cliente que llama) y una empresa (organización con muchas personas). Si en la empresa prescindimos de una recepcionista, o la persona que debe atender está ocupada, el llamante necesitará recibir una respuesta lo más rápida posible y unas instrucciones sobre qué hacer para llegar a la persona adecuada. En ningún caso le podemos dar una respuesta de ocupado, comunicar o cortar la llamada, ¡¡estaríamos perdiendo la clientela a marchas forzadas!! A lo sumo, un buzón de voz podría valer, aunque a mucha gente no le gusta dejar mensajes en contestadores automáticos, quieren una respuesta inmediata.

• Mensaje de bienvenida

Los mensajes de bienvenida nos permiten dar una primera impresión al que llama, y dar la tranquilidad de que está en el sitio adecuado. Si se equivocó de número, ya no va a estar esperando a ser atendido. Si ha llamado a la empresa correcta, esperará.

Generalmente en las empresas hay la costumbre de responder con el nombre de la empresa, del tipo “empresa tal, buenos días”. Si en el mensaje de bienvenida ya nos hemos “presentado”, no hará falta repetirnos, para responder directamente con “buenos días, como le puedo ayudar”.

• Menú de opciones IVR

Hablamos de la locución que aparece en cada menú de opciones. Se pueden construir múltiples menús para llegar a la persona adecuada, pero es recomendable hacer como mucho 2 niveles, por ejemplo, selección de idioma, y luego opciones por departamento o sección. Daremos entonces las instrucciones claras y precisas de qué tecla presionar para ir a la persona o departamento concreto.

 

• Mensajes de paciencia o anuncios en colas

Una vez se encamina la llamada hacia una opción de menú, las llamadas suelen pasar por las denominadas “colas”. De esta manera si el destinatario comunica podemos mantenerle en espera. Las colas también sirven para organizar el equipo, pudiendo establecer un orden de entrega de llamadas, o que suenen todos los teléfonos de los que estén disponibles.

El riesgo de que la persona que llama no se vaya dependerá en gran parte de las locuciones de paciencia. Indicaremos en primer lugar que en breve será atendido, y aprovecharemos este tiempo de espera para informar de cosas que puedan ser relevantes: nueva página web, promoción del mes, nuevo producto…

• Buzón de voz

En caso que lleguemos a un time-out (tiempo máximo de estancia en cola) hay varias opciones posibles. La opción preferible si nadie más puede atender la llamada es usar el contestador automático. Daremos un mensaje de que la persona o departamento no puede atender, dejando la posibilidad de grabar un mensaje para el destinatario. Los buzones pueden ser personales o por departamento (si usamos los menús), o general de compañía.

• Información de horarios

Estos mensajes son importantes: si nos llaman fuera de horario o en días festivos deberemos informar de nuestro horario de atención al cliente. Deberá ser un mensaje amable y positivo, pues el hecho de no poder contactar en ese momento puede causar cierta frustración para el que llama. Si ofrecemos un servicio con posibles incidencias deberíamos dar una alternativa con ese mensaje para contactar con el personal de guardia.

• Avisos

Añadiremos locuciones especiales de aviso por motivos diversos. Si la llamada es grabada, si informamos de alguna incidencia general, cambios de horario, o si es festivo y puede que tardemos en atender. Generalmente podrían ser situaciones excepcionales, o previsibles.

 

Locuciones profesionales y voz corporativa como elemento diferenciador

La primera impresión al contactar con una empresa, ya sea de forma presencial en la oficina como telefónicamente, va a ser clave para obtener una idea inicial y generar confianza hacia nuestro servicio. Si en una primera toma de contacto telefónico la experiencia es negativa, muy probablemente aquí terminará nuestro interés en la empresa. En cambio, si la atención es buena y además ofrecemos una locución profesional, el cliente o proveedor asignará esta profesionalidad a la empresa.

Porque no sólo es importante ofrecer un buen producto o servicio, también debemos cuidar todos los detalles: el trato al cliente y proveedores, instalaciones, la atención telefónica… hay que darles a todas estas variables la importancia que merecen.

Se puede caer en el error de pensar que, una empresa pequeña o mediana no puede ofrecer esa atención profesional por no disponer de los recursos necesarios, pero no es así, gracias a las funcionalidades que nos ofrece la telefonía en la nube, podemos atender de forma profesional todas las llamadas de la empresa, creando distintos escenarios de atención al cliente con mensajes de voz personalizados. Sólo tenemos que configurar y grabar (de forma sencilla), los mensajes que queremos ofrecer según nuestras necesidades:  locución de bienvenida (en caso de saturación de llamadas), ofrecer información sobre horario, solicitar datos de contacto… Podemos personalizarlo cada vez que sea necesario, por ejemplo: vacaciones, nuevo horario, días festivos etc.

La centralitas virtuales facilitan que el mismo cliente pueda grabar los mensajes y adaptarlos a sus necesidades, es tan fácil como subir un archivo de audio a través del panel web de la centralita. Pero si lo necesitas nuestro equipo de Zerovoz te ayuda a configurar todos los mensajes en cuestión de minutos.

 

Modulo Locuciones de la centralita Virtual

Si usamos el panel web de la centralita virtual, desde el módulo “locuciones” veremos la opción de “grabar nueva locución”. En la imagen lo hemos marcado en color verde. Pulsando esta opción nos pedirá un número de extensión. Una vez seleccionado sonará el teléfono. La grabación es tan simple como descolgar, hablar y colgar. Quedará registrada la locución en el sistema y solo quedará ponerle un nombre y asignarlo en la funcionalidad que queramos (bienvenida, buzón de voz, menú, cola de espera, etc).

 

 

El audio, también se puede grabar con cualquier dispositivo, un ordenador o un móvil. Es conveniente pasarlo por el conversor de archivos www.g711.org para dejarlo en formato wav, así nos aseguramos que tendrá el formato y la calidad adecuados.

Si nos gusta un poco la tecnología y somos un poco detallistas, podemos editar este archivo de audio que hayamos grabado. La locución la podemos pasar por un editor con el ordenador para dejarlo bien ajustado: recortar los ruidos o silencios, pasarle un filtro de ruidos, darle más potencia o ajustar el volumen. ¡Incluso podemos añadir una música de fondo!

Contratar el servicio de locuciones profesionales es otra muy buena opción que podemos elegir, para lograr un sonido de gran calidad, entonación, ritmo, con una voz clara y bien proyectada.

Ya hemos hablado, de la importancia de dar una buena primera impresión, probablemente nuestros mensajes sean lo primero que escucha el cliente cuando llame al teléfono fijo de la empresa, por ello configurar una locución profesional es el primer paso para transmitir una imagen profesional de la empresa.

 

¿Por qué una locución para centralitas profesional? Las cinco claves decisivas

Existen empresas, que ofrecen este servicio de grabación de voz para centralitas telefónicas, mensajes de bienvenida, de espera, áreas de división, o con un fondo musical de acuerdo a preferencias…

La centralita virtual ofrece múltiples beneficios, y si lo sumamos con unas locuciones de calidad, estaremos aprovechando la oportunidad de ganar o fidelizar clientes.

Las claves las podemos resumir en estos cinco puntos:

• Personalización de los mensajes, distintos escenarios de atención al cliente
• Óptima calidad de audio. Voz nítida, locución y entonación excelente
• Locuciones acorde a la identidad corporativa
• Potencia y proyecta una imagen profesional
• Homogeneidad en los mensajes. Misma calidad y misma voz en todas las locuciones.

La locución profesional nos ayuda a transmitir imagen de marca a través del oído. La venta empieza en el momento en que la centralita virtual recibe la llamada.

 

Consejos para locuciones de centralita

Gracias a nuestra dilatada experiencia como proveedores de telefonía para empresas, podemos ofrecer algunos consejos generales a la hora de organizar y definir las locuciones para centralitas:

1. Mensajes claros y concisos. Usar palabras sencillas y comunes, que no lleven a malas interpretaciones.
2. Ponerse en la piel del que llama: Eres proveedor, pulsa 1; necesitas un comercial, pulsa 2, necesitas soporte técnico, 3…
3. Si breve, 2 veces bueno. Ahorrar tiempo es clave para no desesperar al que llama. Los mensajes cuanto más cortos mejor.
4. Voz profesional, si nos lo graban en un estudio, el éxito está asegurado. Ellos nos ayudarán a definir mejor los mensajes.
5. La regla del 5. No más de 5 opciones de menús. Tras escuchar la opción 5 o 6 la gente ya no recuerda las 2 o 3 opciones anteriores.
6. Disponer de atajos. Ciertos colaboradores y proveedores suelen llamar muchas veces a la empresa. Deben conocer un atajo o número directo para evitar escuchar todos los menús. Normalmente es posible a través de la opción de marcación directa a extensión.
7. Automatizar en lo posible: si tenemos clientes en UK y Francia por ejemplo, podemos usar números internacionales, integrados en centralita, evitando así pasar por el menú de idioma.

¡Contrata a profesionales como Ingrid Ferrer para conseguir las locuciones que necesitas!

 

Música corporativa

La música es un elemento esencial, que usaremos sobre todo en las colas de espera. Es algo complejo escoger una buena música pero si lo hacemos bien nos puede ayudar a identificar una empresa o marca. Está la cuestión de los derechos de autor, es decir, no podemos coger una canción de Luis Miguel y ponerla como música de espera en centralita sin más. Lo ideal, si tenemos presupuesto es tener nuestra propia música que nos identifique, creada por profesionales. Esto suelen hacerlo empresas más bien grandes, muy activas en publicidad, pero también está al alcance de PYMES. Si en todos los anuncios se escucha una misma melodía, al final sin darte cuenta asocias la melodía a esa marca. ¿Por qué no aprovechar el valor de la melodía para usarla de música de espera?

 

Hay que pensar que en muchas compañías la clientela pasa horas al teléfono esperando ser atendida. La difusión de esa melodía atractiva y melódica acabará reforzando la imagen de marca. ¿Por qué no adelantarse y conseguir una música única y diferencial?