Se habla cada vez más de centralita en la nube. Es una tendencia en el mundo de las comunicaciones empresariales y no puedes quedarte atrás. En este artículo vamos a explicarlo lo mejor posible para que entiendas su funcionamiento, ventajas e inconvenientes. Empezaremos primero para ver qué es una centralita en la nube.
Definición de centralita en la nube
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Una definición podría ser algo así:
“Una centralita en la nube es un sistema de telefonía avanzado, basado en la voz IP y de pago por uso, donde no se requiere de ninguna infraestructura física, destinado a empresas y organizaciones.”
Para que nos hagamos la idea, tradicionalmente una centralita era una máquina (servidor de telefonía) montada en las oficinas de la empresa. A través de esta máquina se interconectaban llamadas desde/hacia las líneas externas de teléfono hacia/desde las extensiones de usuarios internos. Gracias a la tecnología de voz sobre IP los teléfonos ya no necesitan ir conectados por cables dedicados a la telefonía (por conexión directa) sino que pueden estar en cualquier sitio, enlazados con una conexión de red. Al mismo tiempo, el servidor lo podemos retirar de las instalaciones y ubicar en un CPD profesional, securizado y de alto rendimiento. Si además se aloja en servidores compartidos será posiblemente mucho más económico de mantener.
Cómo pasar la telefonía a la nube
Ahora que ya sabemos la teoría, ¿cómo lo hacemos a la práctica? Principalmente cuando hablamos de una centralita en la nube, detrás hay un operador que se encarga de todo. Se trata de un modelo de centralita telefónica como servicio en pago por uso. Hemos pasado de una inversión para la empresa a unas cuotas por servicio.
Los proveedores de centralita en la nube no solamente ofrecen el servicio de centralita telefónica con el correspondiente mantenimiento, sino que deberán proveer el servicio de líneas, llamadas, numeraciones, etc. Si es un operador más completo ofrecerán también fibra y móvil, abarcando así todas las necesidades de comunicaciones de la empresa.
Hay que tener claro que al contratar una centralita en la nube estamos contratando todo a un proveedor externo. Si estábamos acostumbrados a una simple línea de teléfono conectada a una vieja centralita, los costes podían ser mínimos. Ahora las ventajas y los servicios que se nos ofrecen se multiplican, por un precio razonable y al alcance de cualquier empresa o profesional.
Pasos a realizar para pasar a la nube
- En primer lugar, necesitamos disponer de fibra. Sin una conexión a internet de calidad no tendremos garantía de que la voz IP funcione de forma óptima.
- Provisión y configuración del servicio. El proveedor se encargará de todo, pero deberemos indicar si necesitamos programar un horario, cómo se atenderán las llamdas, si usaremos locuciones de bienvenida, buzones de voz, etc.
- Montaje de terminales. Las extensiones se pueden usar desde teléfonos IP, que el proveedor nos puede facilitar listas para conectar a la red y funcionar. Es tan simple que generalmente no hace falta la ayuda de ningún técnico. Alternativamente se puede usar aplicaciones de telefonía IP (softphone) para PC o móvil.
- El último paso es la Portabilidad. El número de teléfono del cliente se porta hacia el nuevo operador, el cual entregará las llamadas a través del nuevo servicio de telefonía.
Ventajas e inconvenientes de la centralita en la nube
Son muchas las ventajas de una centralita en la nube para las empresas. Principalmente lo que conseguimos es deshacernos de una infraestructura que consume recursos, se puede estropear y darnos muchos problemas (especialmente cuando la telefonía es un servicio crítico para las empresas). A modo de resumen hay que tener en cuenta las siguientes ventajas:
Beneficios de la centralita en la nube
- Funcionalidades. La centralita en la nube es el equivalente a las centralitas físicas más avanzadas del mercado. Prácticamente todo lo que la empresa requiera se puede programar.
- Multidispositivo. Podemos usar la centralita desde distintos dispositivos a la vez, aportando la máxima flexibilidad y comodidad. Cada usuario podrá estar siempre conectado.
- Flexibilidad: el pago por uso nos permite ampliar o reducir usuarios según convenga. Podríamos añadir hasta 100 usuarios para una campaña promocional.
- Multisede: no importa donde estén los usuarios mientras tengan acceso a Internet. Desde la centralita tendremos control total de las llamadas y el uso que se está haciendo en todas las delegaciones.
- Multinúmero: se pueden añadir todos los números que sean necesarios, y cada uno se gestiona de forma individual. Si en la sede de Madrid es festivo, esas llamadas se pueden atender desde cualquier otra delegación.
- Teletrabajo y comunicaciones unificadas. La centralita en la nube facilita el teletrabajo, estando completamente conectado con los demás compañeros. Junto con herramientas de UC se podrá tener una experiencia similar al trabajo en oficina.
- Costes bajos. Las llamadas IP son muy económicas. Se puede conseguir un buen ahorro en comparación con compañías tradicionales.
- Sistema siempre actualizado. El proveedor se ocupa de mantener el servicio a la última, con nuevas funcionalidades, parches de seguridad, etc.
- Mantenimiento incluido. Si tenemos algún problema con la telefonía, tenemos a quien pedir soporte o resolver incidencias.
Desventajas de centralita en la nube
Hay un montón de ventajas por pasar las comunicaciones a la nube, no obstante hay también algunos posibles inconvenientes a tener en cuenta.
- Dependencia del proveedor. Si bien tenemos el derecho de mantener las líneas y numeraciones, si la centralita está en los servidores de un proveedor externo probablemente no podremos replicar la centralita y copiarla en otro proveedor. Aunque todo sean centralitas Asterisk lo habitual es que cada operador tenga su propia plataforma, donde habrá que configurar de nuevo el servicio, cargar locuciones, etc.
- Dependencia de Internet. Hoy en día es algo ya superado, la calidad de las conexiones nos dan muchas garantías. No obstante, al igual que si se va la luz no podemos hacer nada, con internet pasa lo mismo. Debemos tenerlo en cuenta y tener siempre alternativas: una conexión 4G, segunda fibra, o conectar desde otra ubicación (si se dispone de multisede). También es posible configurar desvíos para atender desde un móvil por ejemplo.
Centralita IP vs centralita en la nube
Ahora ya conocemos bastante bien como funciona la centralita en la nube. Junto con la definición hemos explicado dos pasos relevantes para que una centralita sea virtual: los teléfonos dejan de estar tras un cable conectado con la centralita, y la centralita la quitamos de las instalaciones.
En el momento en que queremos usar teléfonos conectados en red, hablaremos de una centralita IP. Cada extensión está conectada a la red de datos (ethernet) de la oficina, la cual puede ser compartida entre ordenadores y otros equipos. Permite así total flexibilidad dentro de la oficina, cambiar o añadir nuevos puestos con facilidad. Para entender como funciona una red hemos preparado un esquema muy simple.
Tras el router y la conexión a internet puede haber un firewall para proteger y controlar la red. A partir de aquí ponemos el Switch y todo el cableado. Los switches lo que hacen es repartir el tráfico y permitir que muchos dispositivos se puedan conectar, cada uno con su propio cable. En el esquema, todos los cables son azules y se pueden usar tanto para ordenadores como teléfonos IP.
En este ejemplo, la centralita es IP y la tenemos montada en un servidor dentro de la oficina. Va conectada por un cable de red al switch, y desde ahí se da servicio a todos los equipos de la empresa. La voz es convertida en paquetes de datos IP. Este servidor es por tanto parecido a tener un ordenador más en la oficina, ya que las centralitas IP gestionan datos y pasan por la misma red.
No debemos confundirlo con una centralita en la nube, que es el segundo paso. Una centralita IP es una central telefónica que permite gestionar llamadas con tecnología VoIP. Generalmente la propia centralita transforma todas las señales analógicas o RDSI y las pasa a IP para que las pueda procesar de la misma forma que un ordenador procesa datos. Tanto líneas externas como extensiones pueden ser IP, pero no necesariamente, pudiendo convivir con líneas analógicas.
En el momento en que eliminamos toda la tecnología analógica y nos quedamos únicamente con líneas y extensiones IP, la centralita la podemos migrar hacia un servidor externo. Tenemos ahora sí, una centralita IP en la nube, conocida también como centralita virtual.
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