Hoy en día una de las mayores preocupaciones para muchos empresarios sigue siendo cómo ahorrar costes en la empresa. Si bien la principal obsesión continuará siendo siempre la de vender más, en tiempos difíciles es imprescindible que los costes estén bien controlados.
Tipos de costes en una empresa
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Como bien es sabido, los costes en una empresa se pueden clasificar de muchas maneras. Podemos hablar de costes operativos, administrativos, de mano de obra, coste industrial, costes directos vs. indirectos, etc.
Para evitar entrar demasiado en detalle vamos a ser prácticos. Lo que todo empresario busca es el beneficio de su negocio, y éste se calcula con una fórmula muy sencilla:
Beneficio = Ventas – Costes
En esta fórmula consideramos todos los costes de la compañía para simplificar.
En un siguiente paso, nos basaremos en una clasificación muy simple de costes: los costes fijos y los costes variables.
- Los costes fijos son aquellos que no dependen de las ventas, por tanto, si vendemos más o menos cantidad se mantendrán iguales. Aquí entran los costes de alquiler, la electricidad, el agua, el personal (no implicado en la producción), y otros suministros o servicios de pago mensual.
- Los costes variables por definición son aquellos que dependen de las ventas, y por tanto 1 unidad más de producto vendida implica un aumento de ese coste. Aquí tendremos todos los costes de materiales y mercancías de los productos fabricados o comercializados, la mano de obra directa, comisiones comerciales, y gastos vinculados a la venta.
Hay otro concepto importante, que es el Margen bruto. Si a las Ventas le restamos el coste variable nos quedará el Margen Bruto. Este margen nos servirá para cubrir gastos fijos y el restante será beneficio.
Auditoría de costes en la empresa
Es recomendable en cualquier empresa que el director financiero, o en su defecto el gerente, disponga de una auditoría detallada de los costes una vez al año. Conocer y dimensionar los costes permite tener una idea de cuáles son las partidas que más pesan en la empresa, y que en una situación delicada de ventas (una crisis, cierres obligatorios, etc) harían mucho daño a los resultados. Los costes variables deben estar controlados, pero gracias a su peculiaridad, una bajada de ventas no lastrarán directamente los resultados. Los costes fijos, por el contrario, sí tendrán un peso importante para acabar decantando la balanza a ganancias o pérdidas.
Hemos elaborado una gráfica con los distintos costes de la empresa representados. Es una gráfica de ejemplo, que podría representar una empresa cualquiera, donde cada cuadro está representando una cantidad, por tanto visualmente podremos ver cuáles son las partidas que más pesan sobre la contabilidad. Es un gráfico llamado treemap, disponible en Excel, así que no es necesario tener grandes herramientas ni conocimientos, sino tener identificados y valorados los distintos costes de la compañía.
Según el tipo de empresa los gastos variables estarán entre un 60 y un 30% del total. En empresas muy comerciales los costes fijos suelen ser ajustados, en otras empresas con presencia física o industrial los costes fijos, pueden ser mucho más elevados. En cualquier caso nos encontraremos generalmente con costes de personal elevados y los costes por alquiler o compra del local pesarán mucho en la mayoría de negocios.
Recordemos de nuevo que los gastos fijos no dependen de la venta, por lo que los meses en que las cosas vayan mal dadas, la empresa irá directamente a pérdidas, provocando importantes tensiones de tesorería. Es imprescindible tenerlos como mínimo controlados, y tener calculado el punto de equilibrio, en inglés break-even point.
¿Qué es el punto de equilibrio, break-even point y cómo se calcula?
El punto de equilibrio es la cifra de ventas necesaria para que dado un margen por venta y unos costes de estructura determinados, la rentabilidad de la empresa sea 0. Es decir, si vendemos 1 unidad menos, estaríamos en pérdidas, si vendemos 1 más entramos en beneficio.
Vamos a verlo con un ejemplo:
Una empresa tiene unos costes fijos de 1.000 vende artículos a 50 euros y su margen de venta es de 10 euros la unidad. ¿Cuánto tiene que facturar para cubrir esos 1.000 euros de gastos fijos?
La clave está en el margen por unidad. Este margen unitario por las unidades vendidas (X) debe ser igual al total de coste fijo.
Coste fijo = margen unitario x unidades
En este ejemplo: 1.000 = 10 x
Si despejamos la X son: 1000/10 = 100 unidades.
Dado que cada unidad se vende por 50 euros, tiene que facturar 5.000 euros en total para cubrir gastos. El total de gastos de la empresa son 1.000 por la parte fija, y 4.000 por la parte de costes unitarios de las ventas.
¿Cómo asegurar la rentabilidad de una empresa?
Las ventas vienen dadas por el precio al cual los clientes nos van a comprar los productos. Generalmente podemos influir bastante en los resultados de las ventas, según nuestras habilidades comerciales, promociones, capacidad de atraer clientes, pero a menudo dependerá de muchos otros factores que no dominaremos: si la competencia aprieta más o menos, si han venido menos clientes, si hemos podido sacar novedades y diferenciarnos… ¡A veces incluso el clima puede influir!
Es muy importante que la compañía tenga los costes lo más proporcionales posible a las ventas para que en meses flacos, una bajada de ventas no haga entrar en pérdidas.
Esto se traduce en convertir en variables todos los costes fijos posibles. Si bien este traspaso a variable no es algo directo (por vender 1 unidad menos no cambiaremos la estructura), sí deberemos reaccionar si vendemos un 20% más, o bajan las ventas un 20% por ejemplo. De este modo iremos ajustando la estructura (gastos fijos) a las ventas.
Si revisamos los costes fijos en nuestro ejemplo, el mayor de los costes es el de personal. El caso extremo sería pagar por servicio y no por nómina, y externalizar todo lo posible. Esto no suele ser fácil, ya que los recursos humanos son el principal capital de una empresa. Eso sí, deberíamos mantener una parte como temporales o externalizaciones.
El segundo coste mayor son los alquileres. Las grandes cadenas de tiendas suelen tenerlo claro: la ubicación debe dar rentabilidad, sino, la cierran y abren en otro sitio. Si tenemos un negocio online, ¿por qué no trabajar desde casa, o fuera de las grandes ciudades donde los alquileres son más caros? ¿Podemos reducir el número de delegaciones?
En el ejemplo, el tercer mayor coste son los suministros. ¿es posible reducir la potencia eléctrica si reducimos oficinas? ¿Podemos eliminar líneas telefónicas y usar una herramienta de telefonía en la nube?
Debemos hacernos preguntas para cada una de las partidas, analizando su necesidad y alternativas posibles.
Flexibilizar costes con las nuevas tecnologías
Hoy día tenemos la gran ventaja de la nube, y los llamados SaaS, donde diversas aplicaciones y tecnologías se han convertido en un servicio de pago por uso mensual. Esto nos permite estar a la última sin necesidad de grandes inversiones (amortización->coste fijo), sino que se limita a cuotas mensuales que podemos controlar (cuota->coste variable).
Como indicaba anteriormente, deberemos ser conscientes que no son puramente costes variables ya que no son directamente proporcionales a la venta, pero sí los podremos tocar cuando sea necesario. Si ampliamos nuestra plantilla para poder vender más, contrataremos más licencias de telefonía o del programa de gestión. Si las ventas van mal, eliminaremos cuotas de los servicios asignados a puestos de trabajo prescindibles.
La telefonía empresarial y las aplicaciones de colaboración son herramientas clave para esta flexibilización y digitalización de las compañías. Hoy en día las compañías no necesitan invertir dinero en tecnología, sino que disponiendo de un equipamiento básico para trabajar (ordenadores, teléfono móvil, auriculares, etc.) sólo se necesitan buenos proveedores y contratar servicios de pago por uso.
Internet es clave en todo el proceso para ajustar y flexibilizar costes, donde se ha permitido una transición desde el trabajo presencial hacia el teletrabajo. La tecnología que hay detrás de una centralita virtual permite que cada persona atienda el teléfono desde casa igual que estando en la oficina, transferir llamadas, visualizar la presencia de los compañeros y todo ello sin perder ninguna funcionalidad.
Centralita virtual para ahorrar costes en la empresa
Hemos visto la importancia de flexibilizar los costes, como una aproximación a disponer de costes variables. ¿Cómo ahorrar con una centralita?
La centralita virtual para empresas es un elemento clave para la atención al cliente, y es la primera impresión que muchos clientes potenciales se llevarán. Es imprescindible tenerla bien ajustada, con mensajes de bienvenida, música de espera, configuración de horarios, y colas bien configuradas para que no se pierdan llamadas. Una centralita virtual nos va ayudar gracias a las múltiples funcionalidades que llevan incluidas, pudiendo ofrecer un buen servicio al cliente y especialmente no perder llamadas. Si los clientes están satisfechos probablemente sigan comprando más y aumenten las ventas.
De cara a reducir costes en la empresa, la centralita virtual nos aporta múltiples ventajas también. Nos permite reducir el coste de las llamadas, prescindir de líneas fijas, eliminar costosos mantenimientos, y prescindir de complejos equipos. Tradicionalmente es una partida relativamente alta que fácilmente podremos recortar. Solamente necesitaremos internet y contratar un servicio pago por uso a un operador voip como Zerovoz.
La otra ventaja clave es que nos facilita el teletrabajo, y el potencial ahorro que esto conlleva: mayor productividad, menos necesidad de oficinas, personal repartido geográficamente, subcontrataciones, etc. El teletrabajo se ha convertido en una necesidad inicialmente, pero cada vez será una nueva forma de trabajar para las empresas y una nueva oportunidad para ser más fuertes y competitivas. Es importante que tanto el personal como la empresa se adapten a esta nueva forma de trabajar, y dispongan de las herramientas adecuadas para que sea positivo para todos.
¿Aún estás dudando si contratar una centralita virtual?
