Como gerente de proyectos, seguro que eres consciente de que tu empresa necesita estar al día en un panorama de cambio permanente, y los métodos tradicionales de administración de proyectos no siempre son suficientes.

En este sentido, la metodología ágil te va a ayudar a dividir el proceso de desarrollo en pasos iterativos y fomentar la flexibilidad, las pruebas y el cambio a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. De hecho, muchas organizaciones se mantienen a la vanguardia mediante el uso de este tipo de técnicas más sencillas, rápidas y experimentales para impulsar su gestión interna.

¿Qué es la metodología agile?

No existe una definición única de metodología agile. Más bien, esta es una mentalidad o una forma de abordar un proyecto. En lugar de planificar y avanzar hacia una fecha de entrega o lanzamiento, la metodología ágil rechaza las fases secuenciales y se basa en el trabajo incremental simultáneo en varios departamentos.

Varios puntos de control a lo largo del proyecto permiten que el equipo cambie de dirección según sea necesario. Por otro lado, al tener supervisado el proyecto durante todo el proceso, puedes entregar un mejor resultado final.

 

¿Cómo funciona la metodología agile?

• Poner la metodología agile en acción es muy simple, y es posible que ya la uses en algún aspecto de tu gestión, pero aún no lo sabes. Todo el mundo está familiarizado con hacer listas de tareas pendientes, priorizar elementos y luego tachar las actividades completadas. El método agile es solo una lista de tareas más detallada y organizada.Paso 1: Haz una lista de características o elementos imprescindibles. Este paso requiere sentarse con el cliente o las principales partes interesadas para identificar las características del proyecto y establecer un orden de prioridad.
• Paso 2: Estima cuánto tardará en completarse cada función o elemento. Durante este paso, el equipo también establece prioridades para que los elementos más importantes se completen primero.
• Paso 3: Establece un cronograma para determinar en qué funciones trabajar primero, cuándo se pueden lanzar los productos para pruebas y el cronograma para incorporar comentarios en las iteraciones. A medida que avanza el trabajo, el equipo ajusta el plan y decide si el ritmo y la cadencia del proyecto son cómodos para todos los participantes o si deben aumentarse o disminuirse.

 

Tipos de métodos ágiles

Hay muchos tipos de marcos ágiles entre los que puedes elegir para el desarrollo y la gestión de proyectos. A continuación, te presentamos los distintos tipos de marcos que utilizan la metodología ágil.

 

Método SCRUM

La metodología agile y el SCRUM están ya presentes en múltiples organizaciones. Se basa en gran medida en la retroalimentación constante, la autogestión, los equipos pequeños y el trabajo dividido en sprints o períodos de dos semanas de trabajo enfocado.

El sprint comienza con una reunión de planificación para decidir qué tareas realizará el equipo durante las dos semanas. Los equipos suelen celebrar una reunión diaria rápida para determinar si sus objetivos están bien encaminados, y luego celebran una reunión retrospectiva después del sprint para ver qué lograron y qué pueden mejorar la próxima vez.

El método agile y el SCRUM es, sin duda, lo más utilizado por las empresas a la hora de organizarse.

Método Kanban

Introducido originalmente como un método de fabricación japonés para comunicar las directivas del proyecto, el método Kanban es una estrategia que muestra los elementos de trabajo en contexto entre sí para que el equipo pueda ver qué elementos tienen prioridad y evitar comprometerse con demasiadas tareas a la vez.

Método de programación extrema (XP)

Conocido como método XP, este marco agile enfatiza la satisfacción del cliente: tú entregas funciones a los clientes cuando las necesitan en lugar de entregar todas las actualizaciones en una fecha lejana en el futuro. Para apoyar este objetivo, el método XP también enfatiza la comunicación constante con clientes y miembros del equipo, los lanzamientos frecuentes en ciclos cortos y los puntos de control para las pruebas y los comentarios de los clientes.

 

Método Crystal 

Crystal es un método agile escalable basado en el tamaño del equipo y las prioridades del proyecto. El flujo del método Crystal básico incluye tres fases principales, cada una con sus propias tareas más pequeñas:

• Lanzamiento: se forma un equipo de desarrollo, se determina la viabilidad del proyecto y se establece tu método de desarrollo.
• Entrega cíclica: en esta etapa, se deben crear actualizaciones y un plan de lanzamiento, así como integrar las iteraciones de prueba y entregar el producto a los usuarios.

 

Agile aplicado al teletrabajo

Cada año, más y más equipos se organizan para trabajar de forma remota, especialmente desde la entrada en juego de la pandemia. De hecho, en España, a pesar de que aún estamos por debajo de la media europea, la tasa de trabajadores remotos se situó por encima del 14 % en el último trimestre de 2020, según datos de la Encuesta de Población Activa (EPA).

Muchos estudios han revelado que los equipos remotos tienen una mejor retención de empleados, menores gastos y costes para los empleadores. Incluso, esta forma de organizarse es bueno para el medio ambiente, entre muchos otros aspectos.

En cualquier caso, la situación actual causada por la COVID-19 está obligando a muchas organizaciones a cambiar hacia el trabajo remoto, muchas de las cuales no tienen mucha experiencia en la gestión de teletrabajadores, lo que hace que el cambio sea aún más desafiante de lo que ya es.

Pues bien, aplicar la metodología agile en la gestión de proyectos y empleados de manera remota puede resultarte muy conveniente, ya que supone un marco de actuación común que puedes compartir con todo el equipo.

 

Agile es una mentalidad

La mentalidad agile se basa en una serie de principios que se pensaron para establecer una vía de colaboración y autoorganización. Aunque esta metodología se creó para abordar problemas relacionados con los equipos de desarrollo de software, se hizo más popular y se ha adoptado como una mentalidad que se puede aplicar a otras actividades.

Ahora se usa como adjetivo para una forma de entender la gestión de proyectos que permite a los equipos responder al cambio constante y lidiar con la incertidumbre que se deriva de ello.

Los equipos remotos pueden presentar algunas complejidades nuevas, como brechas de comunicación, desafíos de zona horaria e, incluso, falta de transparencia. No obstante, un equipo remoto bien administrado puede superar fácilmente todos estos problemas y, al mismo tiempo, brindarte muchos beneficios al desarrollo del proyecto.

Para obtener estas ventajas, los líderes y todos los miembros del equipo deben trabajar para adoptar la mentalidad agile a fin de construir la comunicación y las relaciones necesarias para tener éxito en un flujo de trabajo remoto.

 

Comunicación y colaboración

Dos de los principios fundamentales de agile se centran en la colaboración, lo que representa el fuerte énfasis de esta metodología en el trabajo en equipo. Un equipo ágil debe trabajar en el establecimiento de mejores prácticas y procedimientos que promuevan un entorno colaborativo.

Un entorno de oficina puedes utilizarlo como un facilitador natural de comunicación e interacción. Las salas de reuniones, las pausas para el café y el solo hecho de compartir el mismo espacio físico permiten conversaciones reales cara a cara (el lenguaje corporal juega un papel importante) y una buena sinergia en general.

Transferir estas condiciones a un entorno remoto donde los miembros trabajan en diferentes espacios y zonas horarias requiere un enfoque diferente que se puede adaptar para adaptarse a tu equipo.

Una reunión semanal puede ser suficiente en un entorno de oficina, pero los equipos remotos ágiles deben comunicarse a diario mientras evitan interferir en los flujos de trabajo individuales con llamadas grupales excesivas. Las reuniones diarias estándar suelen ser de 15 minutos al comienzo del día o turno para discutir las tareas a abordar o cualquier noticia sobre la empresa.

Puede que este tipo de reuniones no funcionen bien si los miembros de tu equipo tienen zonas horarias diferentes y reunir a todo el equipo para hablar sobre fases totalmente ajenas puede ser una pérdida de tiempo para algunos miembros.

Una buena forma de mantener a cada miembro actualizado en los temas que le son relevantes es crear un informe de fin de día bien estructurado en una plantilla flexible que te permita comunicar cualquier información útil o comentarios personales sobre las actividades de la jornada y el estado del proyecto en general.

 

Centralita virtual

Como te hemos comentado en el apartado anterior, para adaptar la metodología agile al trabajo remoto es imprescindible redoblar esfuerzos en materia de comunicación. Así, la implementación de soluciones fiables para garantizar el intercambio necesario para sostener agile es imprescindible.

Una centralita virtual (sistema de telefonía IP que te ofrece la opción de contar con varias extensiones telefónicas móviles o fijas) puede ser un gran aliado para interconectar a tus empleados y colaboradores, ya que favorece la comunicación indistintamente de la región o país donde se conecten.

En definitiva, la metodología ágil permite ahorrar tiempo a la vez que se mantiene la flexibilidad al abordar los temas más importantes del proyecto, te proporciona el entorno de colaboración necesario para distribuir el trabajo de manera efectiva y realizar un seguimiento permanente del estado real de desarrollo.