Tu empresa necesita una centralita virtual y aún no lo sabe.
En este post descubrirás por que la necesita, todo lo que puede hacer para facilitar el teletrabajo y otras muchas ventajas que aporta, no solo en el contexto de trabajo en remoto.
En estos momentos de disrupción, el poder gestionar con la máxima normalidad el día a día de la empresa, supone de por sí todo un privilegio.
El espacio de oficina tradicional ha cambiado significativamente, el trabajo en remoto es una realidad. Disponer de las herramientas y las soluciones adecuadas para poder trabajar como en la oficina es fundamental, pero muchas empresas desconocen todavía, las múltiples ventajas que les aportaría la telefonía en la nube. Pero antes de proseguir: ¿Sabemos qué es una centralita virtual?
¿Qué es una centralita virtual?
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Una centralita virtual (o telefonía en la nube), es un sistema avanzado de telefonía IP (o VoIP, Voice over IP) que permite hacer llamadas a través de Internet, disponer de varios puestos telefónicos o extensiones y organizar las llamadas desde donde se encuentren los empleados.
La centralita virtual, ofrece muchas ventajas frente a la centralita telefónica física: sin inversión en equipos, sin costes de instalación, excelente calidad de sonido, importante ahorro en la factura telefónica, alta inmediata, sin permanencias, múltiples funcionalidades y con máxima flexibilidad, se adapta a las necesidades de cada empresa.
Ahora ya tenemos claro el concepto centralita virtual.
Las comunicaciones en la empresa, tanto internas como externas no se deben ver afectadas, aunque la mayoría de empleados trabaje en remoto.
Entre los equipos de trabajo, la comunicación no es efectiva si utilizamos el sistema telefónico convencional, para lograr un entorno laboral operativo, las soluciones tecnológicas basadas en comunicaciones en la nube juegan un papel fundamental y en concreto la centralita virtual, la gran aliada y facilitadora del teletrabajo, permite llevarte la extensión a casa, transferir llamadas, realizar videollamadas, videoconferencias etc.
Pero ¿y si utilizamos el teléfono móvil para las llamadas? los desvíos de fijo a móvil no son la solución. Las llamadas se podrían realizar, pero no estaríamos usando la telefonía corporativa, además perderíamos la información del teléfono que nos está llamando, ya que el número que aparece sería el de nuestra empresa, esto no pasa con la telefonía en la nube.
El móvil limita la capacidad de la empresa ya que solo podríamos tener una llamada simultánea, no podríamos transferir las llamadas entre compañeros, ni éstas podrían ser atendidas por distintos trabajadores, ni podríamos automatizar el menú de opciones, entre otras muchas cosas.
¿Por qué mi empresa necesita una centralita virtual?
Porque una centralita en la nube es mucho más que una mejora en la gestión telefónica, también constituye una poderosa herramienta de marketing y ventas, potencia la imagen de la empresa, mejora la atención al cliente y la experiencia de usuario, es multidispositivo, flexible, las llamadas corporativas siempre están atendidas, desde la oficina, desde casa o desde dónde estemos.
En esta nueva realidad de oficina en casa, con la centralita virtual y otras herramientas de trabajo, podrás mantener el ritmo de tu actividad, atender y transferir las llamadas de empresa desde dónde estés, con total normalidad, nadie notará si estamos o no en la oficina.
8 razones que te acabarán de convencer para elegir la centralita virtual:
1. Teletrabajo, movilidad y multidispositivo
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Movilidad
Puedes llevar tu número fijo corporativo a todas partes. No hace falta que estés en la oficina para atender las llamadas, podrás realizar o recibir llamadas con tu móvil a través de la centralita, para que a tu cliente le aparezca el número de la empresa y hablar desde cualquier lugar del mundo (con Internet)
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Multidispositivo
Puedes disponer de la extensión de la oficina en el móvil, ordenador, Tablet o fijo, con todas las funcionalidades necesarias (chat, desvío de llamadas, videoconferencias, buzón de voz, grabación etc.)
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Teletrabajo
Las soluciones tecnológicas basadas en comunicaciones en la nube como ofrece el operador de telefonía en la nube Zerovoz, favorecen el desarrollo del teletrabajo y smartworking
2. Múltiples funcionalidades
El software de nuestra centralita virtual contiene todas las herramientas que la empresa necesita (teléfono, chat, desvío de llamadas, videoconferencias, buzón de voz, grabación etc.)
Multitud de funcionalidades, fáciles de configurar para adaptarlas a las necesidades de cada empresa:
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Personalización de las locuciones
Permite configurar y personalizar los mensajes: bienvenida, ofrecer información sobre horario, en caso de saturación de llamadas evitar la señal de comunicar y solicitar datos de contacto por ejemplo etc.
Adecuarlo según circunstancias: vacaciones, nuevo horario, situación excepcional por coronavirus…
Música en espera personalizable (MP3 o WAV)
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Ruta de la llamada
Posibilidad de definir la ruta de llamada, para situaciones como por ejemplo, si un número está ocupado salte a otro o se lancen llamadas a varios números a la vez.
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Grabación de llamadas
Si lo precisas podrás disponer de grabación de las llamadas, de todas o sólo de algunas
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Recepcionista Virtual 24h
Atender las llamadas y redirigirlas de forma automática
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Panel web de gestión con estadísticas
Sabrás las llamadas que llegan, las que se atienden, las que no, por persona (extensión), por hora
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Reuniones remotas y virtuales
De manera cómoda y eficiente, es sencillo con la solución de multiconferencia en la nube
3. Flexibilidad
Permite crecer al ritmo de la empresa, ideal para empresas en crecimiento. Tan sencillo como añadir más extensiones. Muy adaptable a cambios, flexible y escalable. El servicio es muy fácil de modificar, si hay un cambio de sede, simplemente se trasladan los dispositivos, no requiere ningún tipo de instalación.
4. Imagen profesional
Otro de los beneficios, es que nos ayuda a proyectar una imagen muy profesional de la empresa, especialmente valorado por startups, empresas pequeñas y pymes. Una empresa que atiende adecuadamente sus llamadas ofrece una imagen profesional.
5. Automatización
Gracias a la automatización del sistema de telefonía en la nube, facilita tu capacidad de atención telefónica, podrás atender el teléfono corporativo desde cualquier lugar, en distintos dispositivos y con locuciones personalizadas y profesionales. Mejora la atención al cliente, las llamadas siempre están atendidas, desde donde estés, y aunque sea una micro empresa de cuatro trabajadores.
6. Integración CRM
La centralita en la nube también nos permite integrar el programa de gestión CRM de la empresa. Tener la información de nuestra base de datos, siempre en un entorno seguro, será vital para una buena atención al cliente. Los datos de proveedores y clientes serán tratados con las mismas garantías de seguridad y protección como habitualmente en la oficina.
7. Actualización continua. Mantenimiento incluido
Nuestra plataforma de telefonía está en constante evolución. Se revisa y actualiza periódicamente, en remoto, el usuario lo recibe de forma automática, para ofrecer mejor servicio, mejoras en seguridad y nuevas prestaciones. De esta manera una centralita virtual nunca quedará obsoleta.
Las actualizaciones y el mantenimiento, están incluidas en la cuota, por lo que la renovación y modernización de nuestra centralita no requerirá ninguna inversión.
En caso de incidencias, se gestiona en remoto, no requiere la presencia de un técnico, a excepción de algún caso de gran complejidad.
8. Reducción de gastos. Ahorro
La mayoría de empresas tienen contratos realmente ineficientes, que por falta de tiempo para revisar o actualizar el sistema, los lleva a asumir un gasto muy superior en telefonía, de lo que sería necesario.
La gran mayoría de empresas nuevas ya optan por la centralita virtual, pero también están incrementado notablemente las que migran sus servicios a la telefonía IP en la nube, cuando descubren que todo son ventajas.
No hace falta ninguna inversión en equipo, el servicio se aloja en la nube, no requiere centralita física, y en consecuencia tampoco instalación
La interconexión entre sedes es gratuita, especialmente beneficioso para empresas con múltiples oficinas y teletrabajo.
¿Cómo atender las llamadas de la empresa desde casa, como si estuviéramos en la oficina?
En la infografía te resumimos paso a paso como actúa la centralita virtual para que podamos trabajar y atender todas las llamadas, sin que nadie note si estamos o no en la oficina.
Durante el confinamiento que vivimos el pasado mes de marzo, pensamos que, con un ordenador, conexión wifi y un desvío al móvil sería suficiente, pero el teletrabajo requiere de mucho más, sobre todo para poder tener una buena comunicación en equipo y con los clientes.
Tu empresa necesita una centralita virtual y ahora (después de este post) ya lo sabe.
Gestionar las comunicaciones con una centralita virtual inteligente es la elección más acertada para administrar eficazmente las telecomunicaciones de la empresa, y en este nuevo escenario de teletrabajo que nos ha impuesto la pandemia, más que nunca es la mejor decisión.
Pero, para contratar un servicio de telefonía en la nube, es importante elegir muy bien al operador, empresas de telefonía IP como Zerovoz se adaptan a tus necesidades y ofrecen una de las soluciones más seguras y robustas del mercado, que garantizan a los clientes un servicio excelente a la altura de sus expectativas: “estamos aquí para ayudarte a mejorar las comunicaciones de tu empresa y más aún en estos momentos complejos”.
Si todavía no lo tienes claro o te surgen más preguntas, contáctanos resolveremos todas tus dudas encantados.
