¿Qué podemos automatizar en una empresa para reducir costes?

Cada vez hay más procesos que se pueden automatizar en la empresa.  Las principales ventajas son ahorrar tiempo y reducir costes. Tanto grandes compañías como negocios pequeños pueden beneficiarse de ello, eligiendo automatizar determinadas áreas o procesos según sus características y necesidades.

Muchas veces seguimos trabajando con metodologías obsoletas, debido principalmente a la inercia o al desconocimiento. Pero está claro que, en un panorama cada vez más competitivo y digitalizado, resulta imprescindible conocer qué recursos ayudarán a nuestra empresa a ahorrar tiempo y dinero, ser más eficiente y destacar sobre sus competidores.

¿Te gustaría saber qué puedes automatizar en tu empresa para reducir costes y cómo hacerlo?

¡Descúbrelo en este artículo!

¿Qué es automatizar procesos en la empresa?

Automatizar procesos en la empresa significa integrar en su rutina operativa tecnología para realizar tareas de forma rápida, segura y con menor margen de error. Automatizar aumenta la productividad y reduce costes en la empresa.

Además, automatizar procesos en la empresa está directamente vinculado a una ganancia de libertad. No solo para que los empleados se centren en tareas que aportan más valor, sino también para que puedan organizar su tiempo con mayor flexibilidad.

Beneficios de automatizar procesos en la empresa

Como ves, automatizar procesos en la empresa implica muchos beneficios, tanto productivos, como personales. Veamos los principales con más detalle:

• Minimización de márgenes de error: errar es humano, pero mediante la tecnología podemos reducir en gran parte errores que cometen las personas en los procesos de trabajo.
• Mejora de la trazabilidad: automatizar procesos en la empresa permite revisar en cualquier momento la fase de ejecución en la que se encuentra una tarea.
• Detección más precisa de fallos: en relación con el punto anterior, la detección de posibles fallos o fases que no están funcionando según lo previsto, así como su solución, se vuelve mucho más sencilla y precisa al automatizar procesos en la empresa.
• Mayor transparencia: el trabajo realizado mediante procesos automatizados queda recogido en las plataformas correspondientes, de modo que gana visibilidad y transparencia para todos los empleados.
• Optimización del tiempo y mayor productividad: al automatizar procesos en la empresa, los empleados reducen el tiempo dedicado a tareas repetitivas y pueden dedicarlo a aquellas tengan más valor. Además pueden acceder al trabajo de forma deslocalizada, lo que permite teletrabajar y, por tanto, mayor movilidad y flexibilidad.
• Mayor competitividad: automatizar procesos en la empresa permite estandarizar sistemas de trabajo y que estos fluyan orgánicamente, con menor posibilidad de errores. Además de internamente, esto tiene un impacto positivo en la percepción del consumidor, pues el producto o servicio final le llega con mayor calidad, lo que influye en una valoración más positiva de la marca y mejora su reputación y competitividad en el mercado.
• Ahorro de costes: la reducción de recursos utilizados en procesos que antes se hacían de forma manual tiene como consecuencia un aumento de la productividad y, por ende, ahorro de costes. De hecho, automatizar puede significar el ahorro de entre un 40 y un 70% de costes en la empresa. Es cierto que quizá implique una inversión inicial. Sin embargo esta quedará amortizada a corto medio plazo.

¿Qué automatizar primero en una empresa?

¿Cómo automatizar una empresa y por dónde empezar? Aquí te damos unos tips que te serán útiles para valorarlo:

• • Procesos orientados al cliente.
  • Procesos que involucran gran número de personas.
  • Procesos que requieren mucho tiempo e incluyen tareas rutinarias.
  • Procesos que implican el manejo de un gran volumen de documentos.
  • Procesos en los que se maneja gran cantidad de datos.

Procesos que puedes automatizar en tu empresa para reducir costes

Ahora que ya tienes una visión más completa sobre la automatización, te mostramos, por áreas, las tareas y procesos que puedes automatizar en tu empresa para ganar productividad y ahorrar costes.

1. Contabilidad y finanzas

Los procesos financieros cumplen prácticamente con todos los requisitos citados en el punto anterior para automatizar procesos en una empresa: son repetitivos e involucran gran volumen de datos y documentos.

Por fortuna, la época de las hojas de los cuadernos contables y las hojas de cálculo manuales prácticamente ha pasado a la historia. Existen numerosas herramientas digitales de contabilidad para automatizar estar tareas, que ayudan a las empresas a gestionar las finanzas de forma simple, rápida y más fiable.

Un paso más allá de los tradicionales programas de contabilidad digitales se encuentran los RPA (Robotic Process Automation o Automatizacón Robótica de Procesos), una de las tendencias tecnológicas para empresas que ha llegado para quedarse y que utiliza la inteligencia robótica para realizar tareas que hasta hace poco requerían la participación de las personas.

Estos son los procesos financieros y contables más comunes que una solución RPA permite automatizar en la empresa:

• • Introducción de facturas de compra a proveedores en el sistema de gestión.
  • Alta de proveedores: algunas tareas de validación de proveedores, como consulta de datos fiscales o consultas de listas de morosos se pueden automatizar.
  • Actualización de datos de forma periódica.
  • Comparativas de precios entre proveedores.
  • Conciliación de albaranes y pedidos.
  • Conciliación bancaria.
  • Asignación de facturas a cada proyecto o proceso de compra que la requiera.
  • Elaboración de informes sobre el estado de clientes o proveedores.
  • Datos para el cierre contable.

2. Ventas

Resulta obvio decirlo, pero el principal objetivo del departamento de ventas es ese: cerrar ventas. Sin embargo, para ello hay que pasar por numerosas tareas vinculadas que absorben mucho tiempo: escribir mails, entrada de datos, reuniones, formación, etc.  De hecho, según HubSpot, los equipos de ventas solo destinan un tercio de su tiempo a su objetivo principal, es decir, vender.  Por suerte, muchas de las tareas citadas se pueden automatizar en la empresa gracias a un CRM (Customer Relationship Management o Gestión de Relación con Clientes):

• • Responder y clasificar a cada uno de los clientes potenciales que llegan a través de formularios de contacto o del registro en la página web.
  • Almacenar y administrar toda la información de clientes potenciales y actuales y sus interacciones con la empresa.
  • Utilizar chatbots en la web para generar clientes potenciales.
  • Alertar a los representantes de ventas sobre el seguimiento de nuevos clientes potenciales.
  • Clasificar a los clientes potenciales de acuerdo con el estadio en que se encuentran respecto a su predisposición para adquirir un producto o servicio.

3. Recursos humanos (RRHH)

El departamento de recursos humanos también es uno de los que más puede beneficiarse de automatizar procesos en la empresa.

Las principales tareas que un software de recursos humanos puede automatizar son:

• • Control horario: automatizar en la empresa el control de las horas trabajadas e invertidas en cada proyecto hace que esta tarea sea mucho más sencilla y precisa. Los datos son completamente objetivos y se ahorra mucho tiempo tanto a los trabajadores, que no tienen que introducir manualmente las horas, como a RRHH, que evita tareas puramente administrativas. Un plus es que los responsables de este departamento pueden visualizar mejor el reparto de cargas de trabajo y optimizarlas.
  • Vacaciones y ausencias: las solicitudes manuales son tediosas por el tiempo que conlleva gestionarlas. Automatizar con un software esta tarea de la empresa permite la gestión integral del trámite de forma mucho más ágil.
  • Viajes y gastos: automatizar esta tarea permite definir tipologías de conceptos de gastos e incluir en la nómina los pagos de gastos en viajes.
  • Selección de personal y contratación: permite llevar a cabo la criba de candidatos, mediante la selección de información, de forma más rápida y eficaz.

4. Marketing y comunicación

El marketing y la comunicación es otra área de la empresa que puede obtener grandes beneficios al automatizar procesos. Unos ejemplos:

• • Programación de contenidos y publicaciones en redes sociales: existen numerosas herramientas de automatización para gestionar desde una única plataforma todas tus redes sociales y programar con antelación la publicación de contenidos. Con dedicar una o dos jornadas a la programación puede dejarse organizado todo el mes, lo que libera tiempo y espacio mental.
  • Email marketing: un software de email marketing permite enviar correos electrónicos de forma automática y personalizada en momentos estratégicos a tu lista de suscriptores.

5. Servicio de atención al cliente

Mejorar la experiencia del cliente es algo prioritario para todas las compañías, sean grandes o pequeñas. Para ello, resulta estratégico ofrecer el mejor servicio de atención al cliente. Hoy en día, contamos con herramientas para automatizar ciertos procesos en la empresa que permiten  que esta tarea sea más sencilla que nunca:

• • Chatbots: estas aplicaciones, basadas en inteligencia artificial, son capaces de interactuar con clientes, dando respuestas sus dudas frecuentes. En las empresas pueden desempeñar funciones sencillas como realizar pedidos automáticos, dar información sobre un producto o servicio o comunicar incidencias, entre otras.  Los chatbots permiten ahorrar en personal de atención al cliente, estandarizar las comunicaciones y gestionar de forma ágil y 24/ 7 la atención al cliente.
  • Centralita virtual: cuando un cliente contacta con tu empresa lo último que quiere es sentirse ignorado y tener que insistir e insistir hasta que por fin alguien responde su llamada. Un servicio de centralita virtual es una solución en la nube, por lo que, para implementarla, solo hace falta una conexión a la red y teléfonos o dispositivos para realizar las llamadas. Entre otras funcionalidades, un servicio de centralita virtual permite establecer mensajes de voz pregrabados, colas de espera con música, buzones de voz y transferencia de llamadas. En definitiva, hacer que el trabajo de los teleoperadores sea más eficaz y que el cliente se sienta mucho más satisfecho cada vez que contacte con tu empresa.

¿Conocías estos métodos para automatizar procesos en una empresa? Como ves, todas las áreas pueden beneficiarse los avances de la tecnología. Es más, son soluciones que, en muchos casos, se hace imprescindible implementar, siempre adecuándolas a cada negocio, si se quiere garantizar la competitividad.

Desde Zerovoz te invitamos a conocer nuestra centralita virtual para empresas y beneficiarte de las grandes ventajas que aporta tanto a tus clientes como a tus empleados. ¿Deseas más información?  Contacta con nosotros y estaremos encantados de resolver todas tus dudas sin ningún compromiso.