¿Cómo reducir costes en una empresa? Esta es la pregunta clave que se hace toda persona al frente de un negocio, independientemente de su tamaño.

Y es que, la cuestión está directamente vinculada con aumentar la eficacia y generar mayores beneficios, objetivo de cualquier negocio. Las formas de lograrlo son varias, sin embargo, una vía que actualmente no puede obviar ninguna organización es la transformación digital, pues además de reducir costos en la empresa, en la actualidad es imprescindible para ser más competitivos. ¿Quieres saber más?

En este artículo vemos cómo reducir costes en una empresa, centrándonos especialmente en la transformación digital, y te mostramos las principales herramientas para lograrlo. 

4 medidas para reducir costes en una empresa

Reducir costos en una empresa no implica tener que renunciar a la calidad. Se trata precisamente de todo lo contrario. Es decir, lograr mayor eficacia y productividad utilizando menos recursos. En definitiva, optimizar todos los procesos. Pero ¿Cómo conseguirlo?

A continuación, te presentamos cuatro medidas para reducir costos en una empresa que resultan fundamentales:

• Auditoría: el primer paso para reducir costes en una empresa es llevar a cabo una auditoría que estudie minuciosamente cada puesto de trabajo. Los resultados permitirán plantear una mejor gestión de los recursos humanos.
• Elaborar un plan de ahorro: el plan de ahorro en una empresa es el siguiente paso tras la auditoría si queremos reducir costes en una empresa. Consiste en un análisis detallado de todos los procesos de trabajo para localizar aquellas áreas en las que se pueden abaratar costes, tiempo de producción o recursos.
• Formación del personal: un personal formado también permite reducir costes en una empresa, pues es más productivo e innovador. Al contar con las herramientas y habilidades necesarias, puede para afrontar con éxito los nuevos retos que requiera su puesto para adaptarse a los cambios del mercado.
• Apostar por la transformación digital: dejamos para el final la medida más importante para reducir costes en una empresa hoy día. Y es que, actualmente, apostar por la transformación digital ha dejado de ser una opción para convertirse en un requisito. Si quiere ser competitiva, una empresa necesita adaptarse al nuevo entorno de trabajo digital. Automatizar los procesos y usar tecnología eficiente supone reducir los costes de una empresa al optimizar todas sus áreas. Anclarse en formas obsoletas de trabajo es una ficha para quedarse atrás en términos de competitividad.

Pero ¿en qué consiste exactamente la transformación digital? A continuación lo vemos al detalle.

¿Qué es la transformación digital?

La transformación digital consiste en integrar tecnología digital en todas las áreas de una empresa, para optimizar sus procesos productivos y, a la vez, brindar más valor a sus clientes.

De este modo la empresa puede ser más competitiva en un entorno económico que evoluciona a medida que lo hace la tecnología.

Las principales tecnologías que forman parte de la transformación digital son: computación en la nube, internet de las cosas (IoT), machine learning y big data. Más adelante veremos las herramientas concretas en las que estas tecnologías se aplican y cómo pueden reducir costes en una empresa.

Además, existen otras tendencias tecnológicas en las empresas, como la realidad aumentada (RA), la hiperautomatización o la multinube que no puedes perder de vista.

Cómo reducir costes en la empresa con la transformación digital

Debemos ser conscientes de que aplicar la transformación digital a la empresa tiene una repercusión global, pues implica hacer ajustes en muchos aspectos.

En primer lugar, hay que analizar y seleccionar aquellas soluciones que mejor se adapten a nuestra empresa. No es necesario precipitarse, ya que la transformación digital puede ir abordándose poco a poco, por áreas operativas o procesos.

En general, para reducir costes en una empresa con la transformación digital, lo más recomendable es incorporar primero aquellas herramientas digitales que cumplen con estos dos criterios:

• Liberan a las personas de tareas repetitivas sin valor añadido, y les permiten invertir su tiempo en otras más productivas.
• Tienen una repercusión positiva en el cliente, ya sea por la mejora en el producto o servicio o porque optimizan la interacción con él.

No hay que olvidar la formación de los empleados, pues es necesario que la plantilla esté preparada para extraer todo el potencial de las herramientas tecnológicas.

Basándonos en estos criterios, te mostramos a continuación los procesos y herramientas más adecuadas para reducir costos en una empresa con la transformación digital.

Cómo reducir costes en la empresa con la transformación digital: procesos clave y herramientas 

• Digitalización de documentos y sistema de gestión documental

Almacenar, clasificar y acceder a grandes cantidades de documentos es un proceso tedioso en cualquier empresa. Por eso, uno de los primeros pasos para reducir costes en una empresa con la transformación digital es abordar la digitalización de documentos.  No solo simplifica la gestión documental, sino que aporta seguridad, pues minimiza el riesgo de extraviar o perder definitivamente documentos.

Una digitalización de documentos completa no consiste solo en escanearlos, debe contar con almacenamiento en la nube, así como con softwares adecuados para la gestión de los documentos en cada área de la empresa.  Lo recomendable es optar por un sistema de gestión documental (DMS), una solución completa que engloba todas estas funcionalidades, permitiendo almacenar, administrar y controlar el flujo documental de la empresa.

A la hora de elegir un software de este tipo es importante que tenga trazabilidad, es decir, registre las ediciones que se hacen al documento, y permita la colaboración entre distintos usuarios.

Entre los softwares de gestión documental más conocidos se encuentra  Microsoft Sharepoint Online, compatible con Office 365, Managemart o Bizportal 365.

Con esta medida estás más cerca de la transformación digital y, además de ahorrar costes en una empresa, obtienes mayor seguridad, agilidad en los procesos, y accesibilidad y flexibilidad en el trabajo, ya que el acceso a la documentación se deslocaliza y por tanto permite el teletrabajo.

• Gestión de proyectos

Un software de gestión de proyectos optimiza la organización interna, algo indispensable a medida que esta crece para reducir costes en la empresa. Mediante esta herramienta de colaboración interna se coordinan las tareas del equipo involucrado en un determinado proyecto, optimizando tanto la planificación como la ejecución del mismo.

Independientemente del tamaño del negocio, con un software de gestión de proyectos se ahorra tiempo, se mejora la comunicación del equipo y aumenta el rendimiento. Por este motivo, es otra de las claves que permiten reducir costes en una empresa con la transformación digital.

Algunos softwares de gestión de proyectos son Wunderlist, Asana a o Trello.

• Estrategia de marketing online

Un plan estratégico de transformación digital no puede obviar el área del marketing. De acuerdo con Salesforce, el 87% de clientes comienza su búsqueda de producto o servicio en internet, así que si tu empresa no está ahí, estarás perdiendo muchos clientes.  Aunque en este caso, más que de reducir costes en una empresa estamos hablando de aumentar ingresos, es clave para mejorar la rentabilidad. En cuanto a las acciones a tener en cuenta, estas son las imprescindibles:

• Página web optimizada: da igual que tengas la página web más atractiva del mundo. Si no está optimizada, no se posicionará en Google y tus clientes potenciales no te encontrarán. Por eso es fundamental trabajar al máximo aspectos como la optimización de categorías y etiquetas, inserción de palabras clave, tiempo de carga y eliminación de enlaces rotos. Recuerda que tu web, además de un escaparate, es un instrumento de conversión. Por eso es lo primero que debes abordar en tu estrategia de marketing online.
• Estrategia de Inbound marketing: el objetivo principal de esta metodología, en pocas palabras, consiste en que sea el usuario el que te encuentre a ti. Para conseguirlo, utiliza principalmente contenido de valor que interesa a tu segmento de público. La gran ventaja de esta estrategia de marketing online es que consigues reducir costes en una empresa porque generas mejores resultados con menor inversión.

• Servicio de atención al cliente

Los clientes son el mayor activo de una empresa, por eso es uno de los principales objetivos a abordar en el proceso de transformación digital. Mejorando los procesos internos con los métodos que hemos visto, además de reducir costes en la empresa, proyectamos una imagen innovadora al cliente, y mediante la estrategia de marketing online conseguimos llegar a ellos de forma más eficaz. Pero en todo esto no podemos olvidar el proceso más básico, pilar de nuestra relación con él: el servicio de atención al cliente.

La transformación digital también puede aplicarse a este ámbito. Pero ¿Cómo mejorar la atención al cliente en una empresa? Lo más recomendable es abordar en primer lugar lo que constituye los cimientos de la relación con nuestros clientes: la centralita telefónica.

Las tradicionales centralitas físicas van quedando cada vez más obsoletas, pues gracias a la tecnología, las centralitas virtuales han supuesto un enorme salto cualitativo.

Además de resultar más  económicas que las primeras, su uso resulta más sencillo, y su funcionalidad, mucho mayor. Todo ello contribuye a reducir costes en una empresa, no solo derivados del mantenimiento, sino de la mejor rentabilidad que permite obtener.

Entre sus ventajas destaca que, al estar alojada en la nube, no es necesario adquirir aparatosos equipos de hardware ni requiere la visita de un técnico ante posibles incidencias. Además, entre otras funciones, permite: llamadas internas y entre sedes gratuitas, gran calidad de sonido, llamadas en espera con música personalizable, extensiones directas, configuración horaria, y mucho más.

Lo mejor de todo es que se trata de una tecnología escalable, que crece a medida que tu empresa lo hace, y que se adapta a cualquier tipo de negocio.

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