Si tu trabajo lo haces básicamente en una oficina y con un ordenador, lo tienes prácticamente todo para hacer teletrabajo.
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Vamos a detallar algunas herramientas de teletrabajo indispensables para poder salir de la oficina y hacer el mismo trabajo desde casa que a continuación vamos a detallar.
A raíz de tantas noticias sobre el coronavirus son muchas las empresas que se están planteando la posibilidad de enviar a todos sus trabajadores a casa para evitar posibles contagios entre su plantilla. Legalmente, la empresa y los trabajadores se tendrán que poner de acuerdo para ello, ya que esto implica modificaciones en el régimen contractual. Si esto ya está acordado sólo falta poner los medios necesarios:
Control horario
El miedo que tienen todos los empresarios al teletrabajo es el hecho que no se puedan controlar a los trabajadores. Es muy fácil que si uno trabaja desde casa aproveche para poner lavadoras, se despiste con la tele y en definitiva no se concentre al 100% con sus obligaciones del trabajo.
Hay herramientas de control horario con las que el trabajador podrá fichar a distancia, como ficharfacil.net donde no es necesaria una máquina para fichar, sino que se puede hacer con una simple llamada o bien accediendo a la web.
El fichaje horario sólo demostrará el tiempo dedicado por el trabajador, luego es importante valorar su rendimiento no por el tiempo trabajado sino por el trabajo realizado. Veremos luego varias herramientas de teletrabajo que nos permitirán saber el estado de cada usuario, si están online, ocupados o ausentes, lo cual nos dará idea de su actividad laboral. Más allá de esto podríamos estar invadiendo su intimidad.
El correo electrónico
Es una herramienta que hoy día todo el mundo conoce más que de sobras, pero sigue siendo indispensable para las comunicaciones empresariales, especialmente con clientes y proveedores. Si bien es habitual instalar una aplicación de correo electrónico en el ordenador, al trabajar desde casa con otro equipo es posible que perdamos todos los contactos o correos guardados.
Si el correo lo configuramos como un servicio IMAP, en lugar de POP3, los correos se sincronizan con el servidor, y podemos disponer de ellos desde cualquiera de los equipos que nos conectemos.
Las otras alternativas son trabajar con el correo web, disponible en la mayoría de servicios, así el correo está siempre disponible. A malas también se puede trabajar conectando como escritorio remoto al ordenador del despacho.
Las aplicaciones corporativas
Cada empresa y puesto de trabajo usará y tendrá acceso a ciertas herramientas de negocio. Estamos hablando de ERPs y CRMs generalmente, que son las herramientas de gestión más habituales. Hoy en día todos los programas de gestión se están ofreciendo en versión cloud. De este modo, no es necesario instalar nada en el ordenador, sino solamente tener un acceso a internet y unas claves para poder entrar.
Si la empresa aún no ha actualizado estas aplicaciones está la opción de montar escritorios remotos. Un escritorio remoto no es más que acceder a la pantalla de otro ordenador o a un servidor ubicado físicamente en las oficinas de la empresa. Estaremos controlándolo a distancia y por tanto accederemos a las aplicaciones y recursos disponibles en ese equipo remoto.
La telefonía
Si usamos el teléfono móvil es cierto que podremos hacer llamadas desde casa, pero ¡cuidado! no estaremos usando la telefonía corporativa. Para un verdadero teletrabajo (oficina llevada a casa) es indispensable usar un servicio de centralita virtual y en Zerovoz brindamos un servicio de telefonía en la nube para Empresas.
Si la empresa ya dispone de telefonía en la nube lo más fácil es instalar una simple aplicación en el ordenador de cada usuario y configurar allí su extensión de la centralita. Con ello estaremos recibiendo llamadas como si en la mesa del despacho estuviéramos, y hacer llamadas con el número de la empresa, con todas las funciones de transferir, llamada en grupo, colas, buzones de voz, etc.
La aplicación Zoiper nos permite además monitorizar el resto de compañeros conectados, viendo si están disponibles, hablando con su extensión o si su teléfono está timbrando. El chat es otra herramienta incluida en Zoiper de gran interés para el teletrabajo, ya que les podemos interactuar con mensajes a tiempo real, o para que contesten en cuanto puedan.
Si queremos ser más simples, ¡podemos llevarnos el terminal IP de la oficina a casa, conectarlo a Internet y empezar a llamar!
No confundir terminales IP de una centralita propietaria, respecto a terminales SIP de una centralita virtual. En el primer caso será necesario que dispongamos de licencias para conectarlas de forma remota. La virtual ya está pensada para su uso fuera de la oficina.
Herramientas de colaboración
Entramos en este punto a las llamadas “Comunicaciones Unificadas”, herramientas de teletrabajo indispensables para el trabajo en equipo y colaboración. Existen numerosas soluciones en este campo que nos ayudarán a estar en contacto directo con el resto de compañeros de la oficina. Y no solamente nos permitirán interactuar con el equipo de trabajo, sino que también clientes y proveedores podrían tener disponibilidad y tener un contacto de mayor proximidad.
En Zerovoz estamos ofreciendo la solución OpenRainbow, una solución similar a Slack o MS Teams, pero mucho más profesional y securizada para el mundo empresarial.
Hablamos de herramientas que permiten el chat entre usuarios, intercambiar documentos, alojamiento en la nube, compartir escritorio, y disponer de grupos de trabajo (chats en grupo).
Además, se podrán hacer llamadas de audio o videollamadas de 1 a 1 o en grupo, así como en Rainbow existen las conferencias telefónicas, asegurando la calidad del audio con la telefonía tradicional. Rainbow está disponible en web, aplicación de ordenador y móvil, y permite en todo momento conocer el estado de cada usuario, sabiendo si está al teléfono, está disponible en el ordenador o ausente.
Hemos visto múltiples herramientas para el teletrabajo indispensables. Muchas de ellas están ya son de uso habitual, si nos llevamos el ordenador a casa probablemente ya las podremos usar. Sin embargo, la telefonía es algo menos obvio. Una Centralita Virtual nos permitirá llevarnos el teléfono a casa y seguirlo usando como si estuviéramos en el despacho.
¡Pregunta cómo conseguirlo!
