Disponer de un equipo de trabajo a distancia se ha convertido en una necesidad para muchas empresas. Liderar estos equipos es todo un reto para empresarios y directivos, donde la comunicación, el control y la coordinación son básicos para mantener el equipo cohesionado y alineado con la productividad y los intereses de las empresas. Vamos a ver distintas herramientas y consejos para que esta gestión de equipos remotos sea eficiente, y nadie en la organización quede desacompañado.

 

equipo de trabajo a distancia

El teletrabajo por necesidad

El pasado 14 de marzo de 2020 en España se decretó el estado de emergencia, y empezó un largo periodo de confinamiento, donde solamente los trabajadores de sectores esenciales podían ir presencialmente a su centro de trabajo. El resto, si disponían de un ordenador y un teléfono, estarían probablemente destinados a teletrabajar desde su casa.

Fue un momento de caos tanto para empresas como trabajadores, muy pocas estaban preparadas para el teletrabajo, y las herramientas eran normalmente rudimentarias. Fue habitual encontrarse con gente usando el ordenador de casa, sin auriculares con micrófono, tratando de hacer alguna videoconferencia con aplicaciones como Zoom o similares que pronto se popularizaron. Muchos otros decidieron activar un desvío en la centralita de empresa para que todas las llamaras se recibieran en un móvil. ¡Una auténtica locura para quien pudiera llevar ese móvil encima!

La cultura del trabajo en España siempre se ha basado en la presencialidad. A pesar de que la tecnología avanzó mucho, algunas empresas podían tener ya herramientas que ayudarían al teletrabajo aunque mayormente desconocidas o sin usarlas. Gerentes y directivos preferían tener un control presencial de sus equipos. Se requería ir a la oficina a fichar, aunque luego muchas personas pueden ser más productivas desde casa. El hogar, para muchos es un entorno que proporciona cierto aislamiento, donde mejora la concentración y capacidad de trabajo. Al mismo tiempo, desde casa, uno puede estar igualmente conectado con sus equipos de trabajo a distancia, usando distintas herramientas de colaboración.

 

Centralita Virtual

Equipos de trabajo a distancia

Toda empresa sea cual sea el tamaño la podemos organizar por equipos de trabajo. En empresas grandes está claro que tendremos equipos preparados para hacer una tarea común, por ejemplo, encargarse de ventas, comunicación con clientes, preparar pedidos, emitir facturas… Al ser varias personas asignadas para una única tarea, se forman equipos, donde colaboran conjuntamente. Si uno no puede atender, está de baja, o le han encargado otras tareas, siempre deberá haber alguien más disponible. Lo mismo puede ocurrir con empresas muy pequeñas, donde cada uno puede encargarse de varias tareas. En ese caso, la coordinación es aún más importante.

Si tenemos equipos de trabajo a distancia, o donde parte del equipo está fuera de la oficina, en todo momento necesitaremos saber qué hace cada uno. No se trata de monitorizar ni fiscalizar, es necesario tener una mínima confianza con el personal, pero tanto jefes como compañeros deben saber quién está ahí por lo que pudieran necesitar: pasar una llamada telefónica, realizar una consulta, asignar un trabajo…

El líder del equipo, o jefe de departamento, deberá repartir o supervisar el trabajo conforme disponibilidad y habilidades de cada uno. Según la empresa, la distribución del trabajo la puede marcar el sistema de gestión que se esté utilizando. Generalmente si en el trabajo insitu estas herramientas funcionan bien, para el trabajo a distancia debe seguir siendo válido.

 

Habilidades para gestión de equipos

La gestión de equipos no es nada fácil, ya que debemos tratar con personas y por definición éstas acaban siendo complejas. Cada uno tiene personalidades, cualidades, habilidades, metas e intereses distintos que hay que lidiar cuando forman parte de un mismo equipo.

Por otro lado, una persona que tenga que llevar un equipo no siempre nace con cualidades de líder, debiendo aprender técnicas de liderazgo. El modelo de jefe duro y exigente no es la solución cuando necesitamos confiar en las personas que trabajarán desde sus casas. Vamos a ver 7 etapas a seguir para una buena gestión de equipos.

  1. Componer el grupo de trabajo. Probablemente el grupo ya esté predefinido cuando llega un nuevo responsable, pero el primer paso empieza por definir a los componentes del grupo. Deberemos considerar tanto las competencias de los empleados como los objetivos a alcanzar. Es también preferible recurrir a personal de la empresa promocionándole antes que recurrir al mercado laboral si se trata de un puesto de mayor valor. De este modo nos ganamos su confianza y se motiva no sólo al elegido sino a toda la organización.
  2. Definir la misión, expectativas y metas. Generalmente estará ya claro si el equipo forma un departamento dentro de la lógica organizativa (por ejemplo, equipo de ventas o atención al cliente). Pero su definir bien cuál es el objetivo del equipo es una parte importante cuando son equipos nuevos o nuevos departamentos creados en la empresa. Con ello, debe quedar claro cuál es la tarea que les vamos a encargar a los miembros del equipo y saber previamente si se verán capaces de realizarlo.
  3. Estructurar y planificar el trabajo. Definir los roles que deberá desempeñar cada uno de los miembros, teniendo en cuenta las habilidades, y los recursos formativos de la empresa para capacitarles.
  4. Formar y desarrollar a los miembros del equipo. Es fundamental reforzar las habilidades y conocimientos para que todo el equipo esté a un nivel parecido.
  5. Generar sentido de grupo, identificando conflictos, donde cada uno pueda aportar su punto de vista y revisar si hace falta la planificación del trabajo.
  6. Realizar seguimiento del equipo. El líder deberá realizar la supervisión ya sea con reuniones, encuestas, o simplemente revisar a modo de auditoría el trabajo realizado por cada uno de los miembros. Estas encuestas podrían incluso ser multidireccionales. En Recursos humanos se habla de que no solamente el jefe evalúa a sus subordinados, sino que también se aconseja hacerlo al revés: ¿Qué opinan los miembros de su jefe? ¿y otros departamentos, qué opinan de ellos?
  7. Dar feedback a los miembros. Es fundamental, cada uno debe recibir inputs del superior acerca de su trabajo, tanto si es bueno como si no, para así poder mejorar. La motivación es muy poderosa cuando hay un refuerzo positivo, y estos pequeños reconocimientos tienen mucho valor.

 

Herramientas para gestionar equipos de trabajo a distancia

Anteriormente hicimos un artículo sobre herramientas para el teletrabajo. Vamos a resumirlo aquí en forma de puntos, para no extendernos mucho.

  • Control horario. Hay distintas sistemas para el registro horario, ya sea en modo web o app de móvil con el que registrar el inicio y fin de la jornada laboral, descontando las pausas si fuera el caso. No deja de ser algo que la ley obliga, pero que también ayuda a líderes y directivos conocer la disponibilidad y dedicación de los empleados para trabajar. Realmente en el trabajo a distancia esto sirve de bien poco, pues uno puede poner el despertador y volverse a la cama, pero es un primer paso necesario.
  • Aplicaciones corporativas. Cada empresa tiene sus propias aplicaciones, y cada departamento puede disponer de otras herramientas propias. La empresa debe haber previsto el salto a la nube, para acceder a las mismas por internet (como el 95% de aplicaciones hoy día), o bien tener algún tipo de solución de acceso remoto si mantienen el servidor físico en la oficina.
  • Correo electrónico. Aun sigue teniendo mucho peso en las comunicaciones corporativas, tanto interna como externamente (clientes y proveedores). El email prácticamente lo podremos configurar en cualquier herramienta, pc, Tablet o móvil para poder teletrabajar.
  • Telefonía. Es el medio más cómodo y rápido para comunicarse, y con más importancia tras el email. Deberemos contar con un sistema de telefonía corporativa que permita el uso remoto, por lo que una centralita virtual suele ser la solución más eficaz y eficiente en costes. El teléfono de la oficina nos lo debemos poder “llevar a casa”, y poder seguir atendiendo llamadas de clientes, consultar compañeros, transferir llamadas, etc. Con la telefonía IP, o bien nos llevamos físicamente el teléfono a casa, o lo configuramos en el ordenador o móvil. La mayoría de soluciones permite ver el estado de los otros teléfonos, viendo así si están conectados, hablando, o timbrando.
  • Herramientas de colaboración. También conocidas como comunicaciones unificadas, permite en una misma plataforma unir el fijo, el móvil, la mensajería y las videollamadas. Son herramientas como Teams o Rainbow pensadas para los equipos de trabajo a distancia, donde poder compartir documentación, realizar reuniones de grupo en video o audio, compartir pantalla… y de algún modo simular un entorno de trabajo presencial.

 

herramientas de colaboracion rainbow

Conclusiones equipos de trabajo a distancia

La gestión de equipos remotos como hemos visto, tiene dos partes, que son las habilidades de liderazgo, y las herramientas para teletrabajar. Poca gente nace siendo líder, y se requiere de cierto coraje, paciencia y hacer bien las cosas. Aún siguiendo cursos de liderazgo no será tarea fácil, y la experiencia gestionando equipos es un plus.

Por otro lado, necesitamos que las herramientas de la empresa estén disponibles a distancia, preferiblemente en la nube. Como vemos, a banda de las herramientas más funcionales (ERP, CRM), a medida que vamos incorporando más y mejores herramientas de comunicación, el teletrabajo se convierte en un trabajo presencial virtualizado. Todo lo que hacíamos en la oficina se puede hacer parecido a distancia, mientras no tengamos que “tocar nada” físicamente.

Es muy recomendable elegir una buena plataforma de colaboración, donde teléfono, chat y llamadas en grupo sean fáciles de hacer, permitiendo saber en todo momento si los compañeros están ausentes, conectados o ocupados al teléfono. No debemos obsesionarnos en el control, ni poner cámaras para cada empleado. Tampoco podemos exigir disponibilidad las 24horas, sino mantener un clima de confianza con ellos, respetando siempre los horarios de trabajo. Usando una herramienta de colaboración, mantendremos cierto control sin invadir la privacidad. En cualquier caso, el trabajo de cada uno lo debemos valorar no sólo por las horas realizadas, sino por los resultados, por su capacidad de decisión, por la motivación, etc.

 

Centralita Virtual

 

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