El responsable de compras determina en gran parte la competitividad de un negocio. Y es que, aunque el objetivo principal en cualquier empresa es vender, es fundamental no perder de vista que los procesos de compra sean eficientes.

Una gestión estratégica de las compras debe estar orientada a reducir el coste total de materiales, bienes y servicios que se contratan. Pero ¿Cómo lograrlo? En este artículo te hablamos de las principales funciones del responsable de compras y cómo debe enfocarlas no solo para conseguir ahorrar costes en su empresa sino para que esta sea más competitiva.

Funciones de un responsable de compras para ahorrar costes en una empresa

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La misión principal del jefe o responsable de compras es establecer la política de compras de la empresa, en coordinación con las áreas de producción y financiera. Los criterios principales por los que se rige dicha política son fundamentalmente dos: precio y calidad. Es decir, la adquisición de bienes y servicios de la mejor calidad a los precios más competitivos.

Como es lógico, el puesto del responsable de compras resulta clave dentro de una empresa, pues de sus decisiones se derivan grandes desembolsos así como la eficacia, o no, de productos y servicios adquiridos.

Una vez que hemos recordado cuál es la misión principal del responsable de compras, enumeraremos sus funciones principales:

Búsqueda y negociación con proveedores: un responsable de compras debe tener un conocimiento exhaustivo de los proveedores de su sector. Esto implica conocer bien el catálogo de cada uno de ellos, su relación calidad-precio y su soporte y atención al cliente.
Conocimiento profundo de su mercado: un responsable de compras competitivo debe estar formándose continuamente en todas las innovaciones que puedan reportar beneficios a su sector. De este modo podrá analizar si su implementación aporta ventajas a la empresa para, si es así, llevarla a cabo lo antes posible y situarse por delante de su competencia.
Seguimiento periódico de precios de materias primas, materiales o servicios contratados: un responsable de compras debe disponer siempre de precios actualizados de cada proveedor.
Control de calidad de materias primas, materiales o servicios contratados: es importante que si la empresa tiene un departamento de calidad, el responsable de compras esté en continua comunicación con este y disponga de datos y resultados de los controles realizados.
Asistencia a ferias comerciales: en relación con los dos puntos anteriores, la asistencia del responsable de compras a ferias comerciales resulta fundamental para la evaluación continua de proveedores y para estar al tanto de todas las innovaciones del sector.
Comunicación y trabajo constante con los jefes de departamento para determinar los objetivos de abastecimiento más estratégicos.
Seguimiento de los bienes y servicios comprados y recibidos: un responsable de compras también debe mantener actualizados los registros de inventario.
Control documental: todas las compras generadas implican una serie de documentación que debe ser gestionada por el responsable de compras: albaranes, facturas, contratos, etc.

Es importante apuntar que, para realizar estas funciones eficazmente, el responsable de compras debe tener ciertas habilidades y cualidades. Entre ellas, las principales son contar con un perfil orientado al cliente, tener experiencia en el mercado y capacidad de liderazgo, y disponer de habilidades de comunicación y talento tecnológico para adaptarse a un nuevo modelo empresarial en el que la tecnología cada vez tiene más peso.

Importancia de la gestión estratégica del responsable de compras

Una vez vistas las funciones del responsable de compras para ahorrar costes en la empresa, vamos a explicar la importancia que tiene que este lleve a cabo una gestión estratégica. Y es que, dicha visión estratégica debe alinear todas y cada una de las funciones enumeradas en el punto anterior. Como mencionamos previamente, precio y calidad son los dos criterios que deben regir todas las acciones del responsable de compras. Sin embargo, a veces resulta complicado alinearlos. Es aquí donde entra en juego la gestión estratégica de las compras.

Frente a una gestión tradicional, la gestión estratégica de compras se caracteriza por:

El responsable de compras tiene en cuenta el coste total de la adquisición en vez del precio de la compra: precio de compra se refiere al precio neto que consta en la factura, sin incluir el IVA. Por su parte, coste de adquisición es el precio de compra más todos los gastos adicionales (coste operativo, coste de mantenimiento, coste de capital, coste de almacenaje), menos cualquier valor recuperable.
La actitud del responsable de compras es de colaboración con los proveedores, no de supervisión.
El responsable de compras tiene siempre en mente que el ahorro de costes debe tener como finalidad una mejora de la rentabilidad de la empresa.

Fases de la gestión estratégica para ahorrar costes de compras en la empresa

Como estamos viendo, la clave de una gestión estratégica por parte del responsable de compras es maximizar el retorno de valor de las compras, no solo realizar estas al mejor precio posible.

Las 4 fases de esta metodología estratégica de compras son:

Análisis interno: en primer lugar conviene que el responsable de compras establezca las categorías de compra y determine el peso que cada una de ellas tiene en la consecución de objetivos de la empresa. Esta primera fase es fundamental para poner en valor cada producto o servicio dentro de la empresa y detectar ahorros potenciales.
Categorización de los gastos: tras la definición de las categorías de compra es necesario asignar un enfoque estratégico para cada una de ellas. El responsable de compras deberá valorar con gerencia qué estrategia de abastecimiento va a seguirse en las diferentes categorías, definiendo dónde se va a comprar, el número de proveedores o los plazos de entrega.
Definir una estrategia de proveedores: cada categoría y mercado tiene unas características diferentes, de ahí que los enfoques a la hora de realizar las compras también deban ser distintos. Para diseñarlos, el responsable de compras tendrá que estudiar en profundidad cada uno de los mercados, identificando principalmente: tamaño del mercado, barreras que presenta, número de proveedores y proveedores líderes. Cuanto estén identificados los proveedores que más convienen, habrá llegado el momento de que el responsable de compras inicie las distintas solicitudes con ellos.
Estrategia de negociación: hay que definirla en varias subfases:

- Hacer una análisis DAFO de los proveedores: ayudará al responsable de compras a conocer los puntos fuertes y débiles de cada proveedor, información que le será muy útil en cada negociación.
- Involucrar en la negociación a las personas que utilizarán directamente el producto o servicio. De este modo el responsable de compras se asegurará de no dejar fuera de la negociación ningún aspecto importante.
- Anticipar, en la medida de lo posible, las respuestas de proveedores, para así tener preparados los argumentos para contrarrestar aquellas que no convienen. Sin embargo, como mencionamos antes, el responsable de compras no debe perder de vista la actitud de colaboración, pues es la más beneficiosa para ambas partes.
- Solicitar presupuestos a varios proveedores. Así el responsable de compras obtendrá una visión más realista y amplia de qué ofrece cada uno de ellos y podrá utilizar dicha información durante la negociación.
- En caso de sustituir un proveedor antiguo por uno nuevo, es fundamental que el responsable de compras lo haga de forma gradual, para no tener problemas de suministro.

La digitalización, clave en la gestión estratégica de compras

Por último, resulta imprescindible hablar de cómo, en la actualidad, los objetivos del responsable de compras se encuentran también ligados a la digitalización o transformación digital. La implementación paulatina de la tecnología en las distintas áreas de la empresa resulta fundamental hoy día para que esta sea competitiva en el mercado actual.

El responsable de compras debe desarrollar una estrategia de implementación natural y progresiva dentro de la metodología de trabajo de la empresa.

Los objetivos básicos de los proyectos de digitalización engloban:

Automatización de procesos
Mejora de calidad de datos
Aumento de la productividad.

En este sentido, uno de los primeros pasos para iniciar la transformación digital de la empresa es implantar una solución de centralita virtual, algo que además de mejorar la atención al cliente, agiliza la comunicación interna de la empresa y abarata costes.

Centralita virtual y transformación digital de la empresa

Si eres responsable de compras y tu empresa aún no cuenta con centralita virtual, te interesa conocer todas las ventajas que esta aporta y por qué es uno de los primeros pasos para implementar la transformación digital de un negocio, algo que, como hemos visto, hoy en día forma parte de una gestión estratégica de las compras.

Una centralita virtual es un sistema de telefonía que, al estar alojado en la nube, permite una serie de funcionalidades imposibles de lograr con la telefonía tradicional.

De este modo, como responsable de compras, debes saber que entre las principales características de la centralita virtual se encuentran:

Desvío de llamadas automático desde el teléfono principal de la empresa a los departamentos específicos con los que se desea contactar.
Desvío de llamadas a fijos y móviles de los empleados.
Colas de espera con música.
Es una solución que se adapta tanto a negocios pequeños como a grandes empresas.
Es flexible y puede adaptarse a la estacionalidad de algunas empresas o negocios, añadiendo o eliminando fácilmente extensiones fijas o móviles.
Es segura, ya que el alojamiento en la nube está respaldado en varios centros de datos, con lo cual el servicio nunca deja de estar operativo.
Elimina los costes en equipos físicos y los asociados al mantenimiento.

Una centralita virtual mejora tanto la comunicación interna de la empresa, como la externa, favorece la buena imagen que perciben los clientes y, por si fuera poco, resulta mucho más económica que la centralita tradicional.

Como ves, la contratación de un servicio de centralita virtual solo tiene ventajas. ¿Quieres saber más? No dudes contactar con Zerovoz. Resolveremos todas tus dudas sin ningún compromiso.