Actualmente muy pocas empresas pueden operar sin el uso de tecnologías. El papel del IT Manager es fundamental para conseguir que estas, más allá de herramientas de apoyo, sean elementos estratégicos para ahorrar costes a la empresa y mejorar su competitividad.

A continuación vemos cuáles con los roles y responsabilidades del IT manager y cómo puede aplicarlos a la reducción de costes en su compañía.

La importancia del departamento de sistemas IT

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Con el desarrollo de nuevas tecnologías y su papel fundamental en el mundo empresarial, el departamento de sistemas IT ha cobrado un papel más relevante que nunca. Del mismo modo, lo ha hecho el puesto de IT Manager, responsable de este departamento que, a rasgos generales, se ocupa de todo lo referente a sistemas informáticos y de seguridad.

Hasta hace años el departamento de sistemas IT funcionaba básicamente como soporte de apoyo tecnológico a la empresa, desarrollando los sistemas informáticos internos.

Sin embargo, hoy día, los objetivos del departamento de sistemas y del IT Manager van mucho más allá.

Y es que, la tecnología no es ya una mera herramienta operativa, sino una solución para estar a la vanguardia de la competitividad empresarial, agilizar procesos tanto internos como externos y ahorrar costes. Conocer las tendencias tecnológicas y seleccionar aquellas que puedan beneficiar a la empresa, es fundamental en la labor de cualquier IT Manager, y clave del éxito de la compañía.

Pero en concreto, ¿Cuáles son hoy día los roles y responsabilidades del IT Manager?

Funciones IT manager

Como acabamos de ver, el IT Manager es el líder o director del departamento IT. Aunque el alcance concreto de las responsabilidades del IT Manager varía en función de cada empresa, en general es el encargado de seleccionar hardware y software, actualizar servidores internos y estar en constante búsqueda de cualquier sistema tecnológico que pueda mejorar la productividad de los empleados. Además, en muchos casos, también es encargado de crear y actualizar los sistemas telefónicos y de soporte electrónico, y de supervisar el mantenimiento de sistemas.

En resumen, el IT Manager es responsable de todas las estrategias tecnológicas de la empresa.

Más al detalle, los roles y responsabilidades concretas del IT Manager son:

Coordinar al equipo del departamento IT.
Gestionar el presupuesto anual destinado al departamento y asegurar su rentabilidad.
Gestionar todos los aspectos relacionados con las tecnologías de la información: hardware y software, redes, ciberseguridad y telefonía.
Solucionar problemas técnicos relacionados con las anteriores tecnologías.
Supervisar el rendimiento de redes y sus actualizaciones.
Identificar áreas problemáticas y de mejora.
Estar al tanto de novedades tecnológicas.
Buscar proveedores.

Como ves, las funciones de un IT Manager son variadas e implican distintas habilidades. Entre las características que definen el perfil de este profesional se encuentran:

Capacidad de liderazgo para formar y motivar a los miembros del equipo.
Buenas habilidades de comunicación y capacidad de transmitir mensajes eficaces tanto al equipo como a la dirección.
Pensamiento analítico para gestionar presupuestos, así como la estrategia global del departamento.
Curiosidad por los avances tecnológicos y proactividad.

IT manager: claves para reducir costes en la empresa

Ahora que ya tenemos claro cuál es el rol de un IT Manager en la empresa, veamos qué estrategias concretas puede implementar para reducir costes.

Como hemos comentado antes, hoy en día el papel del IT Manager cobra una dimensión mucho más importante que antaño, debido a que la tecnología ya no es una simple herramienta operativa, sino una oportunidad para que la empresa sea más competitiva y ahorre costes sin impactar en la plantilla. Muchas veces nos centramos en facturar más sin darnos cuenta de que reducir costes en una empresa puede ser una vía más eficaz que nos lleve aprovechar mejor los recursos económicos.

Sobre todo en el ámbito tecnológico, muchas empresas derrochan recursos porque utilizan métodos o herramientas obsoletas que reducen la eficacia de los empleados y de los procesos.

En este sentido, una gestión eficaz por parte del IT Manager conlleva tres beneficios principales:

Ahorro de costes
Incremento de la seguridad
Aumento de la eficiencia.

A continuación mostramos algunas claves que pueden ayudar al IT Manager a conseguir estos objetivos.

1. El consumo energético

Gran parte del consumo energético de una empresa procede del equipamiento IT. Quizá es un aspecto desapercibido para el IT Manager, pues no suele ser tan evidente como otros. Si quiere reducir costes en este ámbito, el IT Manager ha de tener en cuenta dos aspectos:

Comprobar si la tarifa de la compañía eléctrica contratada se adecua a los hábitos de consumo de la empresa
Comprobar la eficacia energética de los equipos informáticos.

El IT Manager debe saber que aquellos dispositivos antiguos tienen un consumo eléctrico muy alto comparado con los actuales, mucho más eficaces en todos los sentidos, también energéticamente.

De ahí que actualizar la infraestructura IT sea clave para reducir costes en la empresa. En este sentido, no se trata solo de mejorar el hardware o los discos SSD, sino también de adquirir software más eficaz y que consuma menos recursos, como por ejemplo soluciones en la nube, que veremos a continuación.

2. Soluciones en la nube

Las soluciones en la nube son presente y futuro, y un aspecto esencial a considerar por parte del IT Manager. Su implementación agiliza flujos de trabajo tanto dentro como fuera de la oficina, resultando imprescindible para el teletrabajo, que ha llegado para quedarse.

La nube es fundamental para ganar eficiencia y competitividad. Hasta su llegada, las infraestructuras físicas y las licencias de software suponían un elevado coste de adquisición y mantenimiento. Actualmente, las soluciones cloud reducen dichos gastos y ofrecen opciones flexibles, adaptadas a las necesidades de cada empresa.

Los antiguos modelos de compra de software han pasado a la historia. Hoy día, las soluciones en la nube y el software libre se imponen frente a este viejo modelo. Por ejemplo herramientas colaborativas como Office 365 o Google Workspace son paquetes de productividad que permiten el trabajo colaborativo, desde cualquier dispositivo y lugar. Además, ofrecen diferentes planes de pago para que las empresas adopten el que más les conviene según sus necesidades.

En definitiva, para un IT Manager las soluciones cloud representan una magnífica oportunidad para implantar una estructura más flexible, ahorrar en infraestructura informática y ganar en productividad y competitividad.

3. Automatizar tareas y procesos

Automatizar procesos consiste básicamente en utilizar la tecnología para sustituir procesos manuales repetitivos y costosos, en definitiva, que no aportan valor.

Automatizar estos procesos por parte del IT Manager es fundamental para liberar a los empleados de estas tareas y que puedan destinar su tiempo aquellas que sí generan valor añadido. Pero ¿Qué podemos automatizar en una empresa para reducir costes?

Hoy día, gracias a los avances de la tecnología, existen herramientas para automatizar procesos en todas las áreas de la empresa, que a todo IT Manager le interesa conocer: por ejemplo, en el área financiera, los programas de contabilidad digitales permiten automatizar gran parte de las tareas. Además de ahorrar mucho tiempo, conllevan un control exhaustivo de las finanzas y un margen de error mucho menor que la gestión manual. Otro departamento con gran número de tareas repetitivas y de administración es Recursos Humanos. En este caso, un software de RRHH permite automatizar tareas como pago de nóminas, gestión de vacaciones o contrataciones.

4. Implementar soluciones de ciberseguridad

Como sabe todo IT Manager, las soluciones de ciberseguridad, además de disgustos, también ahorran muchos gastos. Invertir en ciberseguridad ha dejado de ser algo opcional, pues las consecuencias de un ciberataque, en términos económicos, pueden ser fatales para una empresa. De hecho, según datos de Panda Security, el 60 % de empresas que sufren un ciberataque no pueden reponerse y cierran pasados 6 meses. Y si se recuperan, muchas veces su imagen queda gravemente perjudicada y deben invertir una gran suma para reparar los daños causados. Los ataques más utilizados por los ciberdelincuentes son ransomware, malware, spyware, o phishing.

Para protegerse ante ellos, el IT Manager debe tener en cuenta que resulta fundamental dar dos pasos:

En primer lugar educar al equipo creando una cultura de empresa en este sentido.
Por otro, es imprescindible implementar soluciones de seguridad informática como Firewalls, antivirus, redes VPN y herramientas para verificación de identidad en dos pasos.

5. Implementar telefonía IP

El ahorro en comunicación telefónica es otro aspecto fundamental que el IT Manager no puede olvidar si quiere ahorrar costes en la empresa.

Durante décadas, las empresas que tenían varias líneas se veían obligadas a comprar una centralita telefónica, que resultaba cara, compleja de configurar y conllevaba un coste elevado de mantenimiento. Por fortuna, hoy día existe una solución no solo mucho más económica sino también infinitamente más eficaz y potente: la telefonía Voz sobre IP (VoIP).

Gracias a la telefonía VoIP es posible implantar una centralita virtual. Frente a la tradicional, tiene innumerables ventajas. Entre muchas otras:

No necesita infraestructuras, tan solo conexión a Internet.
Se implanta inmediatamente y no requiere instalación.
Se adapta como un guante a las necesidades de cada empresa.
Incluye funciones avanzadas para gestionar llamadas: gestión de colas, mensajes personalizables, configuración según horarios y llamada directa a la extensión.