¿Por qué contratar una centralita virtual? 10 razones para dar el salto a la telefonía en la nube

¿Por qué contratar una centralita virtual?

Por muchas razones, que ahora vamos a explicar, es muy aconsejable disponer de una centralita virtual para tu empresa, ya sea pequeña, mediana o una multinacional.

Además, en estos momentos dónde el teletrabajo se ha impuesto de forma acelerada, todavía es mucho más recomendable, por todos los beneficios que proporciona en el ahorro de costes, atención al cliente y la mejora en la gestión de las comunicaciones, entre otros muchos.

 

Si tu empresa necesita comprar o renovar la centralita telefónica, es el mejor momento para contratar la solución de centralita virtual, brinda mayores prestaciones a menor coste.

Si decides pasarte a la nube habrás tomado una gran decisión, las líneas de teléfono funcionan a partir de la conexión a internet, por lo que no será necesario ni inversión ni instalación en equipo físico, el ahorro en la factura será considerable y además la nube ofrece muchísimas funcionalidades y ventajas (lo desvelaremos en este post) respecto a la centralita tradicional.

Además, operadores VOIP como Zerovoz, se ocupan del mantenimiento, configuraciones y actualizaciones, no necesitas tener personal técnico que se dedique a la centralita virtual.

Si tu empresa ya dispone de centralita física, puedes empezar por complementarla e incorporar algunas extensiones (usuarios) en la nube.

O decidirte a pasar 100% a la nube, sin obstáculos ni problemas. Nuestros ingenieros de Zerovoz te lo pondrán muy fácil, te asesoraran sobre cuál es la mejor alternativa y realizarán la migración y configuración, con todas las garantías para que puedas aprovechar los recursos existentes, puedes solicitar la portabilidad y convertir tu número de teléfono actual en un número IP con multitud de canales.

La telefonía sigue siendo clave en cualquier negocio

Todas las empresas, independientemente del tamaño y del sector al que se dediquen, comparten una necesidad fundamental en su día a día empresarial, la gestión de las comunicaciones, tanto internas como externas, sobre todo en la atención al cliente.

La telefonía sigue siendo clave en cualquier negocio: inmediatez, interacción humana, cercanía y resolución rápida, nada puede reemplazar la conversación directa entre personas.  Aunque existen infinidad de herramientas para comunicarnos y llegar al cliente o proveedor:  email, redes sociales, formularios, landings, chats, chatbots etc.… ninguna sustituye la comunicación telefónica, sólo la complementan.

El chatbot por ejemplo, que cada vez se está utilizando más, es una buena herramienta para cubrir cuestiones menos importantes o resolver situaciones/diálogos repetitivos, pero no logrará sustituir la atención personalizada.

La atención telefónica sigue siendo el medio preferido por el cliente. Desde el punto de vista de la empresa, nos ayuda a identificar cuál es su necesidad real, saber realmente que busca o necesita, y así poder ofrecerle el producto o servicio perfecto. Cuando se trata de algún asunto importante o urgente, lógicamente la atención telefónica será la mejor manera de resolverlo. Como otra ventaja a destacar, es que nos permite empatizar y generar una conexión más emocional, empresa/cliente.

Por ello es tan importante gestionar las comunicaciones de la empresa de forma efectiva. Actualmente existen herramientas que nos simplifican su gestión, y nos facilitan ofrecer una atención profesional y excelente.

La telefonía ha evolucionado mucho, las soluciones basadas en tecnología VOIP ofrecen una serie de prestaciones imprescindibles para el desarrollo de la actividad de las empresas del siglo XXI. El software de la centralita virtual unifica los distintos canales de comunicación para integrarlo en una misma plataforma. En estos momentos en los que a consecuencia del covid-19 ha incrementado tanto el trabajo en remoto o teletrabajo, la centralita en la nube no hace más que ponernos más fácil el trabajar fuera del espacio de oficina, ofreciendo una excelente atención telefónica aun estando fuera del despacho. Las llamadas entrantes (que llegan a la oficina) se atienden exactamente igual desde casa o desde donde estemos, nadie notará si nos encontramos o no en la oficina.

Si quieres saber cuáles son las razones por las que, apostar por la telefonía en la nube es la mejor opción para las empresas, sigue leyendo.

 

Las 10 razones para dar el salto a la nube y contratar una centralita virtual

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Todas ellas son palabras que definen o se relacionan con la telefonía en la nube, son muchas, tantas como ventajas aporta, pero lo resumiremos en 10 razones para que este 2021 sea el año de dar el salto a la nube:

1. Porqué es la solución avanzada a la centralita tradicional, la evolución.

La centralita en la nube ofrece una serie de ventajas que resultan imbatibles frente a la centralita física. Todo es mucho más sencillo, mejora su funcionalidad y beneficios.

Al estar alojada en la nube, no necesita instalación de ningún equipo, ni adquirir hardware nuevo y costoso, ni cableado, ni detener el flujo de trabajo, la centralita virtual se ejecuta como un software en un ordenador. El sistema de telefonía virtual reemplaza todo el engorroso hardware fijo por una aplicación.

Los equipos están conectados a internet, por lo que las incidencias se resuelven en remoto, sin requerir la visita del técnico.

Mejora la usabilidad, entender una centralita tradicional es sólo apto para técnicos avanzados, la centralita VoIP es más intuitiva, el panel web permite visualizar en una imagen y de forma totalmente comprensible, el estado general del sistema telefónico y ofrece información muy útil como llamadas entrantes, extensiones ocupadas, colas de llamadas en espera…

Ofrece una interfaz sencilla, cualquier persona podrá habilitar desvíos, añadir música de espera o cambiar la configuración de una cola de una forma sencilla, antes (con la centralita física) era mucho más complejo descifrar la información y configurar la centralita. Sin embargo, si la empresa lo prefiere, siempre es posible realizar una petición a nuestro equipo técnico para modificar la configuración de la centralita o para cualquier otra necesidad.

2. Supone un importante ahorro en costes

Ahorro en gastos de implementación y mantenimiento, ya hemos comentado anteriormente que, al contratar la telefonía en la nube, no existe ningún gasto de instalación ni en equipo.

Las empresas deberían invertir en su core business y ahorrar en las telecomunicaciones. La mayoría tienen unos contratos de telefonía realmente ineficientes. Existe una tendencia a asumir un gasto en las telecomunicaciones muy superior de lo que sería necesario, debido a la falta de tiempo para revisar los contratos o para actualizar el sistema, nos conformamos en pagar más de la cuenta durante años. Pero esta situación se puede revertir muy fácilmente y si al cabo de los años lo contabilizamos, veremos que habrá supuesto un ahorro más que considerable para la empresa.

Las llamadas internacionales también son mucho más económicas comparado con el sistema tradicional, ya que se realizan por VoIP (a través de internet)

Existen distintas modalidades de tarifas, y normalmente suele ser pago por uso (dependiendo del operador), ello permite pagar sólo lo que se necesita en lugar de asumir una cantidad de recursos que quizás no se utilizará, aunque también se puede contratar tarifa plana. Cada compañía buscará el plan que se adapte mejor a sus necesidades.

En general, las empresas de nueva creación o las startups, ya optan desde el inicio por la centralita virtual, también es cierto que cada vez, más empresas están migrando sus servicios a la telefonía IP, cuando descubren que todo son ventajas, aparte del ahorro considerable en la factura, especialmente beneficioso para empresas con múltiples oficinas y teletrabajo.

3. Herramienta y analíticas para mejorar la atención y satisfacción del cliente.

Gracias a las numerosas funcionalidades que ofrece la nube, empresas pequeñas y medianas pueden dar un salto cualitativo en la mejora de su atención telefónica.

Con la solución de telefonía en la nube, se pueden disponer de múltiples líneas, para evitar la saturación y así poder atender mejor las llamadas. La empresa puede grabar y personalizar varias locuciones para los distintos contextos: bienvenida, información sobre horario, música en espera personalizable (MP3 o WAV)… o adecuarlo según circunstancias: vacaciones, nuevo horario, situación excepcional por coronavirus, desvío inteligente o ruta de llamada (posibilidad de definir la ruta de llamada, para situaciones como si el número está ocupado, salta a otra extensión o se lanzan llamadas a varios números a la vez,  etc.) , con ello mejorará la calidad del servicio y la atención al usuario, los clientes se sentirán siempre atendidos. Una buena primera impresión marcará la diferencia para tus clientes actuales y futuros.

Mejora el rendimiento con analíticas precisas, con el panel de gestión avanzada que ofrece la centralita, podremos crear informes con datos relevantes sobre la gestión telefónica: estadísticas de llamadas, entrantes y salientes, quién las atiende, con qué tiempos de espera, grabación de llamadas, descargar las grabaciones etc.

También podemos integrar el CRM, lo explicaremos más adelante.

4. Potencia tu imagen corporativa y ayuda a tu departamento de marketing y ventas: ¡vende más!

Complementando al punto anterior, veremos también que disponer de centralita virtual no supone sólo mejorar en la gestión telefónica y en consecuencia a la satisfacción del cliente, también constituye una poderosa herramienta de marketing y ventas.

Para una empresa que tenga poca estructura, la capacidad de responder adecuadamente a todas las llamadas puede ser insuficiente, pero nadie se puede permitir el lujo de perder llamadas (quizás futuros clientes). El sistema de telefonía digital permite, como ya hemos comentado, personalizar mensajes (locución de bienvenida, ofrecer información sobre horario, solicitar datos de contacto, adecuarlo según contexto), buzón de voz, configurar desvíos del número de empresa a un número de guardia, a móviles o a quién sea necesario con tal de atender y filtrar las llamadas, atender las llamadas desde casa u otro lugar, activar desvíos inteligentes que se adaptan a la estructura y funcionamiento de tu empresa.

Todo lo necesario para tener los clientes siempre atendidos. Podemos configurar la identificación de las llamadas entrantes del cliente para redirigirla de forma inteligente al comercial o la persona responsable. Una buena atención telefónica, proyecta una imagen de empresa profesional, fideliza y aumenta las ventas.

Es importante destacar que al contratar una centralita virtual dispondremos de una primera información sobre las llamadas recibidas, los tiempos de espera y llamadas abandonadas, así como una gráfica de las horas de mayor trabajo, por si fuera necesario reforzar la plantilla, o por el contrario, si podemos reducir personal a ciertas horas. Si se trata de un call-center con gran volumen de llamadas se puede trabajar con un software analítico, donde conseguir mucha más información de todas las operaciones.

Y como también hemos comentado, ahora que tantas personas están trabajando en remoto, toma aún más relevancia el poder atender todas las llamadas corporativas, desde casa o desde dónde estemos.

5. Integra tu CRM y aumenta la productividad

El sistema de comunicaciones de la empresa, tiene que encajar con nuestros procesos y aplicaciones empresariales, para optimizar la productividad. La centralita en la nube nos permite integrar el programa de gestión CRM de la empresa. Tener la información de nuestra base de datos, siempre en un entorno seguro, será vital para una buena atención al cliente. Los datos de proveedores y clientes serán tratados con las mismas garantías de seguridad y protección como habitualmente en la oficina.

De tal forma que, cuando se reciba una llamada, la pantalla nos mostrará la información del cliente: nombre, historial, compras, contrato, notas relevantes lo que sea…, la atención será mucho más efectiva y personalizada y podremos atender mejor las necesidades de nuestro cliente. La integración del CRM simplifica el trabajo sobre todo al equipo comercial.

6. Automatiza y optimiza los recursos de personal (telefonista virtual)

La automatización del sistema de telefonía en la nube, facilita la capacidad de atención telefónica. No sólo podemos atender el teléfono corporativo desde cualquier lugar, en distintos dispositivos y con locuciones personalizadas y profesionales, también podemos automatizar la forma de recibir las llamadas, dirigiéndolas directamente al usuario o departamento correcto, dicho de otro modo, enrutamiento inteligente.

Podríamos decir que la solución centralita en la nube, sustituye la figura del teleoperador, muchos pequeños negocios no se pueden permitir o no consideran lo suficientemente rentable esta persona, aunque no sólo para pequeñas empresas, otras de mayor tamaño también les reporta importantes beneficios, pueden configurar el sistema y programarlo para optimizar la gestión telefónica, o integrar el CRM para maximizar la atención telefónica con menor esfuerzo. Todas las llamadas estarán siempre atendidas o redirigidas de forma automática, es como disponer de recepcionista virtual 24h.

La automatización del CRM con la centralita virtual simplifica el trabajo al equipo de ventas, el sistema identifica la llamada y muestra el historial del cliente. Este proceso agiliza la atención telefónica y favorece un seguimiento más efectivo.

7. Facilita el teletrabajo y la movilidad

La situación que vivimos en la actualidad, provocada por el covid-19, ha acelerado la implantación del teletrabajo que como sabemos ha llegado para quedarse.

Las soluciones tecnológicas basadas en comunicaciones en la nube favorecen su desarrollo. Al contratar la centralita virtual, puedes llevar tu número fijo corporativo a todas partes. Se puede optar por utilizar un teléfono VoIP de sobremesa, utilizar un teléfono digital convencional con un adaptador, o bien instalar una aplicación en nuestro dispositivo móvil o en el ordenador (softphone Zoiper) de cada usuario y configurar allí su extensión de la centralita.

No hará falta que estés en la oficina para atender las llamadas. Podremos atender y transferir las llamadas que lleguen a la oficina desde casa (o desde dónde estemos), la persona que llama no notará ninguna diferencia ni podrá saber si estamos en la oficina o no, al igual que las llamadas que realicemos nosotros, a nuestro cliente le aparecerá el número de la empresa, aunque estemos en casa o en cualquier lugar del mundo (con internet claro), trabajo y comunicación a distancia como si estuviéramos en la misma sala.

Las llamadas las podemos atender desde el teléfono fijo, móvil, PC o tablet.

El software de nuestra centralita virtual contiene todas las herramientas que la empresa necesita, teléfono, desvío de llamadas, videoconferencias, buzón de voz …

A su vez, el teletrabajo requiere nuevas herramientas de control, y gracias al panel de gestión avanzada que ofrece la centralita podremos saber:  estadísticas de llamadas, entrantes y salientes, quién las atiende, con que tiempos de espera, grabación de llamadas, descargar las grabaciones etc.

8. Es un sistema muy flexible y escalable

La telefonía en la nube es una solución que se adapta fácilmente a los cambios de estructura. Ahora mismo la pandemia ha propiciado constantes ajustes de plantilla, nuevos horarios, turnos etc.…

Con la centralita en la nube se puede añadir y eliminar números de forma inmediata, aumentar o disminuir usuarios es muy fácil, sólo se paga por los recursos utilizados, lo que permite tomar decisiones que no implican ningún tipo de permanencia. De igual manera para las empresas que están en constante crecimiento, y contratan nuevos empleados, la centralita virtual, es totalmente escalable, crece al mismo ritmo que tu empresa.

En caso de cambio de sede, simplemente se trasladan los dispositivos, no requiere ningún tipo de instalación, el servicio es muy fácil de modificar.

9. Ofrece una gran cantidad de funcionalidades avanzadas 

Es la solución más completa para todas las necesidades de gestión y control del sistema telefónico: permite el desvío de llamadas, llamadas gratuitas entre sedes, mensajes personalizables, música en espera, configuración según contexto, operadora automática, multiconferencia, buzón de voz, panel web con estadísticas, grabación de llamadas, call center, registro horario.

La cantidad de servicios que ofrece es muy elevada y con las nuevas actualizaciones periódicamente van apareciendo nuevas funciones, incluidas en el precio o bien opcionales. En Zerovoz nuestros técnicos expertos configurarán y prepararán el sistema según las necesidades y preferencias de la empresa, y siempre que se requiera se incorporarán fácilmente nuevas funcionalidades o servicios. Todo ello gracias a la flexibilidad que ofrece el sistema.

10. Actualización continua. Mantenimiento incluido

La plataforma de telefonía cloud, está en constante evolución. Periódicamente se revisa y actualiza, mejoras en seguridad, mantenimiento preventivo e incluir nuevas prestaciones para obtener un mejor servicio.

El operador voip es quien realiza estas actualizaciones y lo hace en remoto, el usuario lo recibe de forma automática.

Las actualizaciones y el mantenimiento están incluidas en la cuota, por lo que la renovación y modernización de nuestra centralita no requerirá de ninguna inversión.

En caso de incidencia se gestiona en remoto, no requiere la presencia de un técnico, a excepción de algún caso de gran complejidad.

De esta manera al contratar una centralita virtual esta solución nunca quedará obsoleta.

En resumen, con la centralita virtual la empresa mejora en muchos aspectos como el control y gestión de las llamadas telefónicas, ahorro de costes, productividad, favorece el teletrabajo y potencia la imagen de empresa profesional.

¿Preparado/a para dar el salto a la nube?