¿Cómo empezar la transformación digital de mi empresa?

El cambio hacia la transformación digital es necesario, positivo y comporta una serie de ventajas para todas las empresas.

Es más, según el Índice de Economía y Sociedad Digital (DESI), un informe elaborado por el Observatorio de Administración Electrónica (OBSAE), España es uno de los países que más crece en la actualidad a nivel de digitalización. Y las empresas tienen la oportunidad de liderar esa evolución y deben considerar la incorporación de una centralita virtual.

La evolución digital es un proceso que conlleva cambios y, sobre todo, diversas mejoras orientadas a implementar el uso de las tecnologías digitales en todos los ámbitos y departamentos de la empresa.

Para conseguirlo, lo principal es analizar la situación actual de la empresa, plantear cuáles son sus necesidades y encontrar las herramientas que se adapten a ellas y mejoren los procesos. La digitalización abre todo un mundo de posibilidades que las empresas deben conocer para exprimir al máximo su potencial y seguir creciendo.

Primeros pasos en la transformación digital

En estos momentos seguimos hablamos a diario del teletrabajo, incluso muchas empresas lo siguen implementando y apuestan por mantener esta forma de trabajo cuando mejore la situación sanitaria. Nos encontramos, sin duda, ante una nueva era de la digitalización del mercado laboral y muchas empresas se preguntan: ¿debo digitalizarme? ¿por dónde debo empezar?

Uno de los primeros puntos que debemos tener en cuenta, a nivel informativo, es que la transformación digital de un negocio, si se hace de manera correcta, es mucho más económica de lo que nos podemos imaginar y comporta un ahorro notable en muchos aspectos que explicaremos a continuación.

La centralita virtual, uno de los avances necesarios

Y el primer paso a dar en este proceso de transformación y digitalización es analizar cómo es la comunicación de la organización a nivel telefónico. Todas las compañías están conectadas, sus empleados se comunican interna y externamente y, además, reciben llamadas de clientes, partners, anunciantes, etcétera. Por eso, muchas empresas cuentan con una centralita desde la que se gestionan las llamadas, pero no todo el mundo conoce que también existen una serie de ventajas que ofrecen las centralitas virtuales, que hacen mejorar, a diario, el trabajo de todo el personal.

Grandes ventajas de las centralitas virtuales

Una centralita virtual cuenta con las mismas funcionalidades y potencia de una centralita telefónica avanzada, pero las mejora y les añade un sinfín de ventajas: no hay costes de instalación, no existe la permanencia y ofrece una flexibilidad necesaria hoy en día en todas las empresas. Por definición, una centralita virtual es un sistema basado en la nube que ofrece un servicio telefónico.

Probablemente muchas empresas aún no conozcan cuáles son todas las ventajas que ofrece una centralita virtual, en la red. Y lo cierto es que son infinitas y suponen un avance por parte de la compañía en materia de digitalización que hará más ágil cualquier proceso relacionado con la telefonía y, por ende, con la comunicación interna y externa del negocio.

Una de las grandes ventajas, sobre todo en cuanto a costes y practicidad, es que las llamadas entre sedes e internas son totalmente gratuitas. Además, debido a que se trata de un sistema digital, el sonido siempre será de alta calidad.

Como no podría ser de otra manera, permite la incorporación de opciones como el salto de llamada si el teléfono está ocupado, se puede gestionar la cola de llamadas en espera y se pueden personalizar los mensajes. Esto es muy útil si se quiere incorporar un mensaje de bienvenida o si se desea informar del horario. También, si hay un período en que la empresa está cerrada por vacaciones, esta también será una de las herramientas para comunicarlo y ofrecer toda la información necesaria.

Que sea digital, tiene innumerables avances, como poder escoger un archivo MP3 o WAV para incorporarlo como música de espera. Personalizable y fácil. Un ejemplo más de avance y digitalización.

Además de servir como call center, otra virtud es que puede servir como espacio de multiconferencia, como una sala de reuniones telefónica. Algo que se puede aprovechar mucho actualmente y que cualquier empresa valora tener. Además, al ubicarse en la red es un sistema robusto, actualizado y de calidad.

Para valorar todas las ventajas tecnológicas  que comporta contar con una centralita en la nube solo hay que fijarse en la situación actual. Quienes ya trabajaban con una centralita virtual antes de la llegada de la pandemia, han vivido un proceso de adaptación ágil, rápido y eficaz en cuanto a comunicación telefónica. Los trabajadores solo han tenido que trasladarse, con su teléfono, a su hogar. Han podido trabajar con normalidad sin preocuparse por la instalación del teléfono ni el desvío de llamadas. No han dejado de estar conectados en ningún momento, ni han tenido que intentar adaptar su número de teléfono personal para que se pudiese utilizar como contacto de empresa.

Una ventaja competitiva

Esto ha supuesto, además, un mérito de cara a los clientes. Mientras que muchas empresas han pasado a no estar disponibles por teléfono durante meses, otras han seguido ofreciendo una excelente atención al cliente telefónico desde el primer día. Toda una gran ventaja competitiva que demuestra que avanzar en tecnología es de vital importancia. Y cada vez lo será más.

No hay duda de que los procesos tecnológicos están en auge, en avance, en el día a día de cada empresa. Por eso, incorporar una centralita virtual es un gran paso que seguro sorprenderá a empleados y clientes.

Digitalizar para facilitar el trabajo de todo el equipo

Simplificar los flujos de trabajo es una de las principales ventajas de la digitalización, y especialmente de la incorporación de una centralita online. No hay duda de que es una herramienta indispensable que ayudará a reforzar la comunicación de la empresa, dentro de ella, y de manera externa con clientes y partners.

Además, este tipo de telefonía permite tener varios puestos telefónicos y extensiones. Así, las llamadas se pueden organizar desde cualquier punto. Así se simplifican y agilizan los flujos de trabajo y mejora la situación de la empresa.

¿Qué mejoras ofrece una centralita virtual para la empresa?

• Ahorro

Una centralita en la nube no requiere de licencias, ni equipos ni grandes inversiones iniciales en sistemas telefónicos. Además, reduce los costes de mantenimiento. Está en la red, solo se paga por hacer uso de este servicio y las tarifas son más reducidas que las tradicionales. Todo esto significa un importante ahorro en la factura telefónica gracias a la digitalización de la centralita.

• Rapidez

Te ayuda a optimizar el tiempo. El servicio se activa solo, es práctico, está siempre disponible, y no requiere ni de instalación ni de reparación de ningún aparato. No requiere de nuestra intervención. Además, la conexión es veloz e inmediata. Solo tienes que preocuparte de llamar.

• Flexibilidad

¿Picos de trabajo? ¿Cierre por vacaciones? Es fácil manejar estas situaciones con una centralita virtual: si hay un volumen alto de trabajo, se puede eliminar o incluir alguna extensión para hacer más fácil y llevadero el trabajo de todo el equipo.

• Facilidad

Su puesta en marcha es muy sencilla: la configuración se lleva a cabo de manera intuitiva y teniendo en cuenta las necesidades de tu organización. Se puede acceder de manera online al interfaz del sistema desde cualquier ordenador, móvil o cualquier otro dispositivo. Por lo tanto, los parámetros se pueden modificar en cualquier momento, a cualquier hora y en cualquier lugar. Fácil, ¿no?

Pues aún hay más: 

• Disponibilidad total 

Que la centralita esté en la nube, es una gran ventaja. Olvídate de realizar mantenimientos o se estropee. Las plataformas están diseñadas para para garantizar la máxima seguridad y fiabilidad, para que los clientes no deban preocuparse de nada.

• Movilidad 

Una gran ventaja competitiva actualmente para la empresa. Los empleados se pueden conectar desde cualquier lugar del mundo y a cualquier hora. Se puede responder desde cualquier ubicación y dispositivo.

La red de Internet está en constante mejora en lo que respecta a conectividad y es algo que las empresas deben aprovechar e implementar en sus comunicaciones. Todas estas ventajas demuestran que las centralitas virtuales pueden suponer el primer paso para muchas empresas en su proceso de transformación digital. Conseguirán gestionar las llamadas de manera eficaz pudiendo personalizar y organizar cualquier parámetro y ofreciendo un servicio de atención al cliente eficaz, de calidad, rápido y moderno, que además supone un ahorro para la empresa.

Soluciones para la digitalización de la empresa

Contar con una centralita telefónica virtual para empresas es uno de los principales pasos para avanzar hacia la digitalización. También es un factor diferenciador, ya que aporta agilidad y fortalezas. Puede ser el primero, y uno de los más importantes a implementar.

Es el momento de reforzar y avanzar en la transformación digital de las empresas. Con esta evolución, que incluye la incorporación de una centralita virtual, la compañía obtendrá una mayor eficacia en todas las funciones relacionadas con la comunicación y la movilidad. Contar con sistemas de telefonía en la nube es, por tanto, una parte fundamental de la digitalización de las empresas, prestando numerosas ventajas para gestionar las llamadas, optimizar los recursos y aumentar la productividad.

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